Som administrator på en konto har du mulighet til å lage maler for de ulike gruppene. En bruker på kontoen som er plassert i en gruppe vil kun ha tilgang til malene som tilhører gruppen.
Maler er regulatoriske for alle transaksjoner som opprettes i Addo Sign - transaksjoner er vår betegnelse for alle dokumentforsendelser til en eller flere mottakere. Det er derfor viktig å ha kontroll på maler, og vi anbefaler at du lager maler for dine ulike flyter i Addo Sign, for å sikre effektive og automatiske arbeidsprosesser.
(Videoen er på dansk)
8 trinn for å lage en mal
Trinn 1: Grunnleggende innstillinger
Trinn 2: E-postinnhold
Trinn 3: Beskjed om invitasjon
Trinn 4: Frist- og purrevarsel
Trinn 5: Enkle spørsmål
Trinn 6: Kvitteringstekst
Trinn 7: Signering utført-side
Trinn 8: Signeringsflyt
Andre funksjoner
Trinn 9: Sender-distribusjonsmetoder
Trinn 10: Design og Web Hooks
Grunnleggende innstillinger
Gå først inn i malene dine. Dette gjør du i innstillingene dine, under fanen "maler".
- Trykk på innstillinger
- Velg Maler
- Trykk så Lag ny Mal for signering av dokument
Når du er inne i malen kan du begynne å sette den opp. Du har mulighet til å sette regler for varsling og sending, identifikasjon og signatur, distribusjon av signerte dokumenter og andre funksjoner.
- Melding – Her velger du hvilken metode som skal brukes for å sende et dokument til mottaker. Det kan være SMS og epost til alle, og i tillegg kan private bedrifter kjøpe e-Boks, og offentlige bedrifter kan kjøpe Digital Post.
- Identifikasjon – Her velger du om mottakeren må identifisere seg før de får tilgang til dokumentet som er sendt til dem. Det er også her du velger hvilken identifikasjonsmetode som i så fall skal brukes. Merk at noen identifiseringsmetoder låser en tilsvarende signaturmetode, som NemID / MitID, eIDAS etc.
- Signaturmetode – Her velger du hvilken vei underskriver skal signere dokumentet som er sendt til dem. Som ovenfor kan noen signaturmetoder låse den tilsvarende identifiseringsmetoden.
- Kvittering – Her velger du om mottaker skal motta en kvittering når alle dokumenter er signert av alle parter. Hvis "nei" er valgt, vil ikke personen bli varslet. Hvis «Uten dokumenter» er valgt, får de melding om at det er signert av alle parter, men det er ikke vedlagt noe dokument. Hvis "Med dokumenter" er valgt, vil de motta en kvitteringsmail med dokumentet vedlagt.
Velger du å sende en kvitteringsmelding kan du velge om denne skal sendes på epost, eller ev e-Boks eller Digital Post ved kjøp. - Passord - Her velger du om det signerte dokumentet skal kodes når underskriver mottar det, samt hva slags kode som brukes. Merk at koden ikke er i Addo Sign etter sending.
- Ekstra alternativ - 4 alternativer kan velges:
Signer flere dokumenter med én signatur (signeringsnøkkel) – Lar mottakeren av et dokument signere flere dokumenter med én signatur. Dette vil også lagre avsenderkreditter hvis det er mer enn ett dokument. Du kan lese mer her.
Kan godkjenne alle vedlegg samtidig – Lar en underskriver godkjenne alle vedlegg samtidig, selv uten å lese dem. Dette brukes vanligvis til interne formål.
Må svare på enkle spørsmål - Hvis der er lavet simple spørgsmål i skabelonen, kan man aktivere at disse skal besvares som standard. Du kan læse mere om Simple spørgsmål her.
Kan plassere underskriverens signatur i dokumentet - Lar avsenderen plassere signaturen et sted i dokumentet. Merk: Dette har ingen juridisk effekt og er rent kosmetisk. Du kan lese mer om Stedssignatur her.
E-postinnhold
Under seksjonen E-postinnhold velger du hvilken og hvor mye informasjon e-postene som sendes fra Addo Sign skal inneholde. Det er også mulig å velge mellom ulike språk for standardmeldingene.
- Her velger du hvilken informasjon om avsender som skal inkluderes i e-postene mottakeren mottar. Det er informasjon om deg, avsender, og kontonavnet/selskapsnavnet på kontoen som vil vises
- Du kan også velge hvor mye informasjon om selve transaksjonen som skal inkluderes
- Her velger du språk for e-postene som sendes. Dette påvirker også knappene som underskriveren trykker på inne i signeringsportalen. Hvis du har endret meldingene og endret språk, vær oppmerksom på at disse ikke er oversatt. De erstattes i stedet med standardmeldingen i programmet på det valgte språket
Invitasjonsmelding
Malene dine inkluderer en standardmelding når du oppretter dem. Den kan enkelt tilpasses slik at formuleringen passer deg bedre og flytene du sender ut. Invitasjonsmeldingen er den første meldingen signeren mottar fra Addo Sign i signeringsprosessen.
- Du går først ned til seksjonen, Invitasjonsmelding
- Du kan fritt endre ordlyden i meldingen etter eget ønske. Felt med % foran er flettefelt – også kalt standardparametere i Addo Sign. Flettingsfeltene trekker på informasjon om underskriver, avsender og dokumentene. Vær oppmerksom på at %Signingportalurl% må inkluderes hvis denne meldingen sendes som en SMS
- Du kan finne og sette inn standardparametrene her
Melding om frist og påminnelse
Under Melding om frist og påminnelse angir du utløpsdato og relaterte innstillinger, samt ordlyden som er inkludert i påminnelsesmeldingen.
- Rull ned til Melding om frist og påminnelse
- Her velger du hvor lang tid tegneren har på å signere. Dette kan være opptil 90 dager
- Her stiller du inn hvor ofte underskriveren skal minnes på at de må signere
- Her velger du når siste påminnelse skal sendes før transaksjonen utløper
- Ordlyden i purremeldingen kan tilpasses, på samme måte som invitasjonsbeskjedenhet
Enkle spørsmål
Med enkle spørsmål har du som avsender mulighet til å innhente informasjon fra underskriver i samme flyt som signering. Du kan også gjøre det slik at ikke alle underskrivere må svare på de enkle spørsmålene, hvis det bare er relevant for noen få. I grunnleggende innstillinger, under trinn 6, viste vi hvor du kan velge at underskriveren skal svare på enkle spørsmål. Nedenfor har vi laget noen eksempler
- Rull ned til enkle spørsmål
- Når du skal legge til enkle spørsmål, huker du av for å legge til spørsmål
- Hvis underskrivere med denne malen må besvare enkle spørsmål, er dette krysset over. Denne haken kan fjernes dersom de enkle spørsmålene som regel ikke skal besvares, men du fortsatt har mulighet til å velge den for den enkelte underskriver. Det blir dermed unntaket snarere enn regelen hvis det ikke er hakk
- Du legger til et nytt spørsmål ved å trykke på legg til et spørsmål
Når "legg til spørsmål" er trykket, kommer spørsmålseditoren opp, hvor du kan velge mellom ulike typer spørsmål/svar.
- Her skriver du spørsmålet eller instruksen du ønsker å gi underskriveren
- Her kan du velge om det aktuelle spørsmålet skal være obligatorisk eller valgfritt. Merk at hvis "angre" er merket av, trenger ikke underskriveren å fullføre spørsmålet. Hvis "påkrevd" er merket, kan de ikke fullføre signaturprosessen før de svarer
- Denne svartypen er et tekstfelt, for kortere svar
- Denne svartypen er et tekstområde, for lengre svar
- Dette brukes for ja, nei eller "nei svar" hvis spørsmålet ikke er påkrevd. Hvis det er nødvendig, kan kun ja eller nei velges
- Her kan du få underskriveren til å laste opp en fil. Det kan for eksempel være et dokument eller et bilde
Kvitteringstekst
Kvitteringsteksten kan endres akkurat som de andre meldingene, hvor ordlyden justeres på nytt
- Rull ned til kvitteringsmelding
- Se eller omskriv ordlyden i kvitteringsteksten som underskriveren mottar hvis den er valgt i grunnleggende innstillingene
Side for Signering fullført
Som en siste, valgfri melding kan du velge å skrive en melding som underskriveren ser inne i signeringsportalen etter signering og eventuelle enkle spørsmål er besvart
- Rull ned til Side for Signatur fullført
- Her kan du velge å skrive en hilsen eller instruks til underskriveren
Signeringsflyt
I Addo Sign kan du velge mellom en enkel og en avansert signeringsflyt. Veiledningen her er basert på en enkel signeringsflyt. Du kan lese mer om en avansert signeringsflyt her.
- Under signeringsflyten kan du velge mellom enkel eller avansert. Vi bruker en enkel signeringsflyt her
- Det er mulig å laste opp ett eller flere dokumenter i en enkel flyt, som ligger i malen. Dette kan være både vedlegg og dokumenter som skal signeres. Ved den enkelte transaksjon er det alltid mulig å fjerne disse dokumentene igjen, de tjener kun som utgangspunkt
- Du kan også legge til permanente underskrivere til transaksjonen i en enkel flyt. Disse kan legges til med andre innstillinger enn de som er definert under grunnleggende innstillinger
- Her kan du legge til en eller flere mottakere av kopien som står på malen. Disse kan også fjernes på de enkelte transaksjonene
Du kan se her hvordan du legger til eller faste dokumenter, underskrivere og kopimottakere til en mal
- Faste dokumenter og vedlegg legges til her ved å trykke legg til dokument
- Faste underskrivere legges til her ved å trykke legg til underskriver
- Faste kopimottakere legges til her ved å trykke legg til kopimottakere
Sender-distribusjonsmetode
Under fanen Sender-distribusjonsmetoder angir du hvordan avsenderen skal motta de signerte dokumentene. Som utgangspunkt er denne satt til avsenderens epost, men har du satt opp integrasjoner kan disse også velges. Merk at det er mulig å velge flere distribusjonsmetoder samtidig
- Trykk på Sender-distribusjonsmetoder
- Velg metoden eller metodene du vil bruke
Du finner våre integreringsalternativer her, samt guider.
Design og Web Hooks
Du kan tilpasse malene dine med forskjellige logoer, eller bruke den samme logoen på tvers av kontoen og malene. Du finner en utdypende artikkel og veiledning om design her.
- Trykk på Design
- Hvis dette ikke er merket av, kan du legge til en logo og bedriftsfarge i malen. Dersom "Overfør logo og farge fra kontodesign" er krysset av på kontoen vil Addo Sign bruke logoen som er lastet opp under "design" i innstillinger. Det kan du lese mer om her
- Ønsker du å laste opp en annen logo enn den på kontoen, trykk last opp her
- Du kan også tilpasse bedriftsfargen til dette, med den fargekoden du bruker
Under Web Hooks kan du velge å få oppdateringer i sanntid for din egen applikasjon eller nettsiden. Det kan enten velges å definere disse generelt for kontoen, eller på malnivå. Du kan lese mer om Web Hooks her.
- Trykk på Web Hooks
- Fjern haker i statusene som evt må ha andre innstillinger enn de som er definert for kontoen
- Trykk lagre når du er ferdig og fornøyd med malen din!