Som administratör för ett konto har du möjlighet att skapa mallar för olika grupper. En användare på kontot som är placerad i en grupp, har endast tillgång till de mallar som tillhör gruppen samt mallar i Default-gruppen.
Mallarna styr alla transaktioner som skapas i Addo Sign - transaktioner är vår term för alla dokument som skickas till en eller flera mottagare. Det är därför viktigt att ha mallar på plats och vi rekommenderar att du skapar mallar för dina olika flöden i Addo Sign för att säkerställa effektiva och automatiserade arbetsflöden.
8 steg för The Basics:
Steg 1: Grundläggande inställningar
Steg 2: E-postinnehåll
Steg 3: Inbjudan
Steg 4: Tidsfrist och påminnelsemeddelande
Steg 5: Enkla frågor
Steg 6: Kvittensmeddelande
Steg 7: Sida för slutförd signering
Steg 8: Signeringsflöde
Övriga funktioner:
Steg 9: Avsändarens utskicksmetoder
Steg 10: Design och Web Hooks
Grundläggande inställningar
Först ska du gå till dina mallar. Det gör du inne i dina inställningar under fliken "Mallar".
- Tryck på inställningar
- Välj Mallar
- Tryck härefter Skapa en ny mall för dokumentunderskrifter
När du är inne på en mall kan du börja ställa in den. Du har möjlighet för att ställa in regler för aviseringar och utskick, autentisering och underskrift, distribution för undertecknade dokument, samt övriga funktioner.
-
Avisering – Här väljer du vilken metod som används för att skicka ett dokument till mottagaren
-
Autentisering – Här väljer du om mottagaren måste legitimera sig innan de kan komma åt handlingen som har skickats till dem. Det är också här du väljer vilken autentiseringsmetod som används i så fall. Notera att det är vissa autentiseringsmetoder som låser en motsvarande underskriftsmetod, exempelvis NemID/MitID, eIDAS m.fl.
-
Underskriftsmetod – Här väljer du på vilket sätt undertecknaren ska underteckna handlingen som skickas till dem. Som ovanför, kan vissa underskriftsmetoder låsa den motsvarande autentiseringsmetoden.
-
Kvitto - Välj här om mottagaren ska få ett kvitto när alla handlingar har undertecknats av alla parter. Om "nej" väljs kommer personen inte att meddelas. Om "Utan dokument" väljs får de ett meddelande om att det är undertecknat av alla parter, men inget dokument bifogas. Om "Med dokument" är valt skickas dokumentet också med.
Om du väljer att skicka ett kvitto kan du även välja vart dokumentet ska skickas. -
Lösenord – Här väljer du om det signerade dokumentet ska krypteras när undertecknaren tar emot det, samt vilken typ av kod som används. Notera att koden inte står i Addo Sign efter utskick
-
Ytterligare alternativ - 4 alternativ kan väljas:
Signera flera dokument med samma signatur - Tillåter mottagaren av ett dokument att signera flera dokument med en signatur. Detta kommer också att spara avsändarens credits om det finns mer än ett dokument. Du kan läsa mer här
Kan godkänna alla bilagor samtidigt - Tillåter en undertecknare att godkänna alla bilagor på en gång, även utan att läsa dem. Detta används typiskt till interna syften
Enkla frågor måste besvaras - Om enkla frågor har skapats i mallen kan du aktivera att dessa ska besvaras som standard. Du kan läsa mer om Enkla frågor här
Kan placera undertecknarens underskrift i dokumentet - Tillåter avsändaren att placera signaturen någonstans i dokumentet. Obs: Detta har ingen juridisk effekt och är rent kosmetiskt. Du kan läsa mer om platssignatur här
E-postinnehåll
Under avsnittet E-postinnehåll väljs vilken och hur mycket information de mails som skickas från Addo Sign ska innehålla. Det är också möjligt att välja mellan olika språk till standardmeddelanden.
- Här väljer du vilken information som avsändaren som ska vara med i de mails mottagaren får. Det är information om dig som avsändare och det kontonamn/firmanamn som står på kontot som kommer synas
- Du kan också välja hur mycket information som själva transaktionen som ska vara med
- Här väljer du språk för de mails som skickas. Detta påverkar också knapparna som underskrivaren trycker på inne i singeringsportalen. Om du har gjort om meddelandena och ändrar språket, ska du vara uppmärksam på att dessa inte översätts. De ersätts istället med det standardmeddelande som ligger i programmet för det valda språket
Inbjudan
I dina mallar finns det ett standardmeddelande när du skapar den. Det kan lätt anpassas så ordalydelsen passar bättre till er och de flöden ni skickar. Inbjudan-meddelandet är det första meddelande undertecknaren får från Addo Sign i signeringsförloppet.
- Du får först ner till sektionen Inbjudan
- Själva ordalydelsen i meddelandet kan du fritt ändra som det passar dig. Fälter med % före är kopplingsfält - även kallat standardparametrar i Addo Sign. Kopplingsfälten hämtar information om undertecknaren, avsändaren och dokumenten. Notera vänligen att %Signingportalurl% skal vara med om detta meddelande ska skickas som SMS
- Du kan hitta och sätta in standardparametrarna här
Tidsfrist och påminnelsemeddelande
Under Tidsfrist och påminnelsemeddelande kan du ställa in utgångsdatum och relaterade inställningar, samt den ordalydelse som är med i påminnelsemeddelandet.
- Scrolla ner till Tidsfrist och påminnelsemeddelande
- Här väljer du hur lång tid undertecknaren har på sig att signera. Denna kan vara upp till 90 dagar
- Här ställer du in hur ofta undertecknaren ska påminnas om att de inte har undertecknat
- Här väljer du när den sista påminnelsen ska skickas innan transaktionen förfaller
- Ordalydelsen i påminnelsemeddelandet kan anpassas på samma sätt som inbjudan-meddelandet
Enkla frågor
Med enkla frågor har du som avsändare möjlighet för att samla in information från undertecknaren i samma flöde som hen skriver under. Du kan också göra så att inte alla undertecknare ska besvara de enkla frågorna, om det endast är relevant för vissa. I grundläggande inställningar, under steg 6, visade vi var du väljer om undertecknaren ska besvara enkla frågor. Nedan har vi gjort ett par exempel.
- Scrolla ner till enkla frågor
- När du ska lägga till enkla frågor kryssar du i Lägg till frågor
- Om enkla frågor måste besvaras av undertecknarna, kryssar du i denna. Detta kryss kan tas bort om det som utgångspunkt inte ska svaras på de enkla frågorna, men du har fortfarande möjlighet för att välja till det för den enskilda undertecknaren. Det är alltså snarare ett undantag än en regel att det inte finns någon anmärkning i
- Du lägger till en ny fråga genom att trycka på Lägg till en fråga
När du har tryckt på "Lägg till en fråga" kommer fråge-redigeraren fram, där du kan välja mellan olika typer av frågor/svar.
- Här skriver du den fråga eller anvisningar du vill ge undertecknaren
- Du kan här välja om den gällande frågan ska vara obligatorisk eller frivilligt. Notera att om "Nej" är markerat behöver undertecknaren inte fylla i frågan. Om "Ja" är valt kan de inte färdiggöra underskriftsprocessen innan de har svarat
- Denna svarstyp är ett textfält till kortare svar
- Denna svarstyp är ett textområde till längre svar
- Denna kan användas till ja, nej, eller inget svar, om frågan inte är obligatorisk. Om den är obligatorisk kan det endast väljas ja eller nej
- Här kan du få undertecknaren till att ladda upp en fil Det kan vara t. ex. ett dokument eller en bild
Kvittensmeddelande
Kvittensmeddelandet kan ändras precis som de andra meddelandena, där ordalydelsen återigen kan anpassas.
- Scrolla ner till kvittensmeddelande
- Se eller skriv om texten i kvitteringsmeddelandet som undertecknaren får om det är valt i grundläggande inställningar
Sida för slutförd signering
Som ett sista valfritt meddelande kan man välja att skriva ett meddelande som undertecknaren ser inne i signeringsportalen efter att dokumenten är undertecknade och eventuella enkla frågor besvarade.
- Scrolla ner till Sida för slutförd signering
- Här kan du välja att skriva en hälsning eller instruktion till undertecknaren
Signeringsflöde
I Addo Sign kan du välja mellan ett enkelt och ett avancerat signeringsflöde. I guiden här tar vi utgångspunkt i ett simpelt signeringsflöde. Du kan läsa mer om ett avancerat signeringsflöde här.
- Under signeringsflöde väljer du mellan enkelt eller avancerat. Vi använder här ett simpelt signeringsflöde
- Det är möjligt att ladda upp ett eller flera dokument i ett enkelt flöde som ligger i mallen. Detta kan vara både bilaga och dokument som ska signeras. På den enskilda transaktionen är det alltid möjligt att ta bort dessa dokument igen - de fungerar bara som en utgångspunkt
- Du kan också i ett enkelt flöde lägga till fasta undertecknare på mallen. Dessa kan läggas till med andra inställningar än dem som är definierade under grundläggande inställningar
- Du kan här lägga till en eller flera kopimottagare som ligger på mallen. Dessa kan också tas bort på de enskilda transaktionerna
Du kan här se hur det läggs till fasta dokument, undertecknare och kopimottagare till en mall.
- Här lägger du till fasta dokument och bilagor genom att trycka på Bifoga dokument
- Här lägger du till fasta undertecknare genom att trycka på Lägg till undertecknare
- Här lägger du till fasta kopimottagare genom att trycka på Lägg till Mottagare av kopia
Avsändarens utskicksmetoder
Under fliken "Avsändarens utskicksmetoder kan du ställa in hur avsändaren ska få de undertecknade dokumenten. Som utgångspunkt är denna satt till avsändarens email, men om man har satt upp integrationer kan dessa också väljas. Notera att det är möjligt att välja flera distributionsmetoder på samma gång.
- Tryck på Avsändarens utskicksmetoder
- Välj den eller de metoder du önskar att använda
Du kan hitta våra integrationsmöjligheter här, samt guides.
Design och Web Hooks
Du kan anpassa dina mallar med olika loggor eller använda den samma logga på ditt konto och mallar. Du hittar en mer utförlig artikel och guide om design här.
- Tryck på Design
- Om denna inteär ikryssad, kan du lägga till en logga samt verksamhetens färg till mallen. Om den är ikryssad kommer Addo Sign använda den logga som är uppladdad under "Design" i inställningar. Det kan du läsa med om här
- Om du önskar att ladda upp en annan logga än den på kontot, trycker du Ladda upp
- Du kan här också anpassa verksamhetsfärgen med den färgkod ni använder
Under Web Hooks kan du välja att få uppdateringar i realtid till egen applikation eller hemsida. Det kan antingen väljas att definiera dessa generellt för kontot eller på mallnivå. Du kan läsa mer om Web Hooks här.
- Tryck på Web Hooks
- Ta bort de kryss för de statusar som eventuellt ska ha andra inställningar än de som är definierade för kontot
- Tryck på Spara när du är färdig och nöjd med din mall!