Enkle spørsmål

I Addo Sign er det enkelt å samle inn data fra dine underskrivere med funksjonen "Enkelt spørsmål".

Sette opp enkle spørsmål.
Få svarene tilbake.
Sende en forsendelse med enkle spørsmål.
Slik ser det ut for mottakeren.

 

Sette opp enkle spørsmål

Når du som administrator trenger å sette opp Enkle spørsmål, må du ganske enkelt gå inn i innstillinger, maler, og opprette eller velge den malen hvor du vil samle informasjon fra underskriveren.

1. Trykk på innstillinger.
2. Trykk på Maler.
3. Velg den malen du vil aktivere enkle spørsmål på eller opprett en ny mal.

 

Når du har opprettet eller valgt malen hvor du vil aktivere Enkle spørsmål, scroll ned på siden og slå på feltet "Enkle spørsmål". Når du gjør dette får du også muligheten til å merke av en ny boks: "Må svare på enkle spørsmål". Hvis du merker av dette feltet må alle du sender denne forsendelsen til fylle ut enkle spørsmål som standard. Når Enkle spørsmål er aktivert kan du "legge til et spørsmål".

1. Scroll ned til "Enkelt spørsmål" som ligger mellom "Frist- og påminnelsesmelding" og "kvitteringstekst".
2. Merk av boksen ved siden av "Legg til spørsmål".
3. Aktiver "Må svare på enkle spørsmål" hvis hver mottaker må svare på enkle spørsmål ved sending.
4. Trykk på "Legg til spørsmål" for å opprette spørsmålene som mottakeren skal svare på.

 

Når du trykker på "Legg til spørsmål" vil en popup vises som lar deg opprette alle spørsmålene som mottakeren skal svare på.

Spørsmål kan bestå av følgende:

Tekstfelt: Dette er et felt hvor du kan svare med tekst. Det kan være spørsmål som kan besvares med ett ord, tall eller en kort setning.

Tekstområde: Dette er et felt hvor du kan svare med mer tekst. Det kan være spørsmål som må besvares med en lengre tekst eller en beskrivelse.

Radioknapper: Dette er et felt hvor du kan svare med et ja/nei.

Filopplasting: Her har mottakeren mulighet til å laste opp en fil. Dette kan være et bilde, PDF, Excel-ark eller noe annet.

1. Velg hvilken type informasjon du vil få fra mottakeren.
2. Velg om denne informasjonen kreves for at mottakeren skal kunne fortsette med signeringsprosessen.
3. Still ditt spørsmål til mottakeren.

Se hvordan enkle spørsmål kan se ut for mottakeren her.

 

Få svarene tilbake

Svar på enkle spørsmål vil alltid følge avsenderens distribusjonsmetode. Med avsenderens distribusjonsmetode menes måten de signerte dokumentene, samt svarene på enkle spørsmål, sendes til avsenderen. Dette kan være til avsenderens e-post, eller en rekke integrasjonsalternativer. I tillegg sendes dokumenter og svar fra Simple Questions også til kopimottakere. Vær oppmerksom på at svarene kommer som .XML-filer (for tekstsvar og ja og nei), og ellers filtypene som lastes opp. Noen integrasjoner støtter ikke .XML og bilder, blant annet Visma HR, e-Boks og Digital Post.

 

Her viser vi hvordan du bestemmer hvor svarene fra Simple Questions skal sendes.

Gå inn i malen din, som vist her.

1. Først må du gå inn i innstillinger. Trykk på tannhjulet øverst til høyre, til venstre for brukernavnet ditt
2. Velg maler
3. Velg malen der du har angitt enkle spørsmål

 

Når du er inne i malen, blar du helt til bunnen der du vil se en fane med sender-distribusjonsmetoder. Her velger du hvordan du vil returnere de signerte dokumentene og svarene på de enkle spørsmålene. Du kan lese mer om sender-distribusjonsmetoder her.

1. Når du har scrollet ned til bunnen, trykker du på sender-distribusjonsmetoder
2. En liste over tilgjengelige distribusjonsmetoder vil vise deg. Merk at under distribusjonsmetoder kan du alltid velge "avsenderens e-post", og andre alternativer legges til under integrasjoner i innstillingene dine. Velg her hvordan du vil at dokumenter og svar skal sendes tilbake til deg. Du kan velge mer enn én metode her
3. Når du har valgt avsenderens distribusjonsmetode, trykker du på lagre for å lagre malen.

 

Som et alternativ kan du også bruke mottaker av kopi til å motta dokumenter og svar på e-post hvis de skal sendes til en annen e-postadresse enn din egen. Du kan enten legge til en kopimottaker når du sender dokumentene dine, eller legge dem til direkte i malen hvis den samme e-postadressen skal motta dokumenter og svar hver gang. Du kan når som helst gjøre endringer i hver utsendelse.

1. Nederst i malen klikker du på fanen Mottaker av kopi
2. Trykk deretter på Legg til Mottaker av kopi
3. En popup-boks vil vises. Legg til navn og e-post
4. Trykk på Legg til. Du kan legge til flere kopimottakere hvis du ønsker det, ved å følge trinn 2-4 på nytt.
5. Trykk deretter på Lagre for å lagre malen

Kopimottakeren vil nå motta dokumentene og svarene på de enkle spørsmålene.

 

Slik fungerer det som avsender

år funksjonen "Enkle spørsmål" er satt opp i malen under innstillinger som beskrevet ovenfor, vil Enkle spørsmål være aktivert for denne forsendelsen og mottakeren må svare på Enkle spørsmål.

Dette vil vises på to måter:

Når du legger til en underskriver, og når du er i siste trinn før du sender dokumentet for signering.

1. Det er nå et felt i "Øvrige alternativer" som gir muligheten til å aktivere eller deaktivere Enkle spørsmål.
   
   

Hvis du velger at Enkle spørsmål skal besvares for denne mottakeren og går videre til meldingstekster mm., får du nå muligheten til å velge hvilke Enkle spørsmål som skal gjelde for denne mottakeren.

1. I dette feltet kan du bestemme hvilke enkle spørsmål mottakeren bør svare på.

 

Hvordan ser det ut for mottakeren?

Når dokumentene er sendt for signering, vil mottakeren i første omgang gå gjennom et normalt forløp der dokumentene signeres. Etter dette, i den andre fasen, vil mottakeren bli møtt med de Enkle spørsmålene som avsenderen har valgt at underskriveren skal svare på.

1. Når underskriveren har signert dokumentet, vil personen bli tatt til en ny fane i prosessen der de må svare på de enkle spørsmålene.
2. Tekstfeltet, som er et mindre område hvor du kan skrive inn kort tekst.
3. Feltet Tekstområde, som er et større område hvor du kan skrive inn mye tekst.
4. Feltet Radioknapper, som er beregnet for ja/nei-spørsmål.
5. Feltet Filopplasting, som lar deg laste opp en fil. Dette kan enten være et bilde, PDF eller Excel.
6. Den røde stjernen betyr at feltet er obligatorisk og underskriveren kan ikke fortsette uten å fylle ut dette feltet.

Både avsender og mottaker mottar en kopi av svarene. Underskriveren vil bare motta svar på spørsmålene, men avsenderen vil også motta en XML-fil. Merk at hvis avsenderens distribusjonsmetode er satt til for eksempel Visma HR, e-Boks eller Digital Post, kan ikke .xml-filen inkluderes.

Eksempelet nedenfor viser at du som avsender får svar på spørsmålene. Emnefeltet er merket med et transaksjons-ID, noe som gjør det enkelt for deg å finne transaksjonen i din oversikt over Addo Sign.

1. Transaksjons-ID vises både i overskriften og i selve e-postmeldingen. Dette kan brukes for å søke etter transaksjonen i Addo Sign.
2. Her får du svarene på spørsmålene du har stilt til mottakeren.
3. Filene som er vedlagt Enkle spørsmål vedlegges e-posten du får etter at du har svart.
4. Avsenderen vil også motta en .XML-fil vedlagt.