Välkommen till Addo - de första stegen

Grattis till att du från och med nu kan göra dina processer och signeringar mera effektiva och automatiserade. Mindre manuellt arbete för dig!

Låt oss nu sätta upp ditt Addo Sign konto, så det bäst avspeglar din verksamhet, och du kan komma igång med att använda alla de smarta funktionerna.

I denna artikel kommer vi gå igenom de viktigaste första stegen för att sätta upp ditt konto - din kontoinformation, hur du laddar upp din logga, organiserar användare och gör din första mall redo. Notera att det endast är en administratör på kontot som kan göra dessa ändringar.

4 steg för att ställa in ditt konto
Steg 1. Din kontoinformation
Steg 2. Ladda upp din logotyp
Steg 3. Organisera användare
Steg 4. Gör din första mall redo

First things first - din kontoinformation

Det är en riktigt bra idé att fylla i alla din kontoinformation som det första. Addo Sign kommer använda din information när du skickar ett dokument till undertecknaren, så de kan se vem det är ifrån.

För att ändra din kontoinformation ska du gå in i inställningar och fliken "Kontoöversikt". Här kan du fylla i/redigera den information du önskar.

Tryck på det blå kugghjulet överst i höger hörn
Du ska välja fliken "Kontoöversikt"
Fyll i de markerade fälten
Tryck på "Spara"
Ta härefter ställning till era GDPR-inställningar.

Ladda upp din logotyp

Dina kunder känner igen dig bäst på din logotyp, så för att göra processen mer personlig och sätta din egen prägel på det, rekommenderar vi att du laddar upp eran logotyp.

Du kan lägga till eran logo och färg, genom att gå till inställningar och fliken som heter "Design".

Tryck på kugghjulet uppe i höger hörn. Det står till vänster om ditt namn
Ute i vänster sida kommer det fram en meny. Tryck på "Design"
Här kan du starta med att ladda upp er logotyp. Tryck på "Bläddra" och välj logotyp att ladda upp
För att skapa en ännu större igenkännlighet för era kunder, kan du härefter anpassa verksamhetens färg. Det är den färg som används i de mails som skickas ut genom Addo Sign
Tryck härefter "Spara" för att spara dina ändringar

Nedanför ses ett exempel på hur det ser ut när man tar emot ett mail från Addo med vår logga:

Organisera användare

Det kanske bara är du som ska använda Addo, men ofta är det fler i verksamheten som ska sättas in i Addo. Vi kallar dom för "användare" i Addo, och du kan fritt lägga till alla användare du vill. Nedanför förklarar vi hur.

Först och främst är det viktigt att förstå att en användare kan ha olika rättigheter i Addo. Med rättigheter menas det att de olika användare kan antingen ha full tillgång till Addos funktioner eller mer begränsat. Dessa indelas i standardanvändare, group viewer, gruppadministratör och administratör. Du kan läsa mer om specifikationerna för de olika användarna här.

Helt enkelt, så har administratörer full tillgång till Addo. De har full översikt över vilka dokument som har skickats till underskrift och kan se i alla grupper.
Gruppadministratörer har full översikt i deras grupp. Om man är gruppadministratör för HR, kan man alltså endast se vilka dokument som har skickats till underskrift i HR-gruppen.
Standardanvändare kan endast skicka och se deras egna dokument till underskrift. De kan använda mallar som är gjorda av deras administratör/gruppadministratör för deras specifika grupp.
Group Viewer har lite färre rättigheter än gruppadministratören. Denna roll kan se och redigera i transaktioner för gruppen, men under inställningar kan användaren endast använda "Validering"-funktionen. Denna har alltså inte möjlighet för att skapa mallar, Forms osv.

Det kan vara en bra idé att få en överblick över vilka rättigheter de olika medarbetarna ska ha i Addo, så du kan lägga i det från start. När du är klar till att skapa användare, går du bara in i inställningar och under fliken "Användare". Här kan du välja att lägga till nya användare genom att trycka på den gröna knappen.

Tryck på kugghjulet uppe i höger hörn (inställningar)
Välj "Användare" i menyn till höger
Klicka på "Lägg till ny användare"

Här lägger du till dina medarbetare i Addo. De ska alltså inte gå in och lägga till sig själva var för sig, det kan göras från ett konto. Här ska det fyllas i medarbetarens namn, email och roll som minimum. De kommer härefter få en mail med vägledning till att logga in.

Fyll i uppgifterna för användaren - minimum namn, email och roll
Tryck "Spara"

Då är den första användaren skapad!

Gör grupper till dina avdelningar

Din verksamhet har kanske olika avdelningar som ska använda Addo, där alla inte ska använda det i samma omfattning. Det kan vara att er HR-avdelning ska skicka anställningskontrakt, Försäljning ska skicka köpsavtal- och betingelser, och Bokföringen ska skicka lönebesked och hämta in underskrifter på utlägg från både ledare och medarbetare. Det finns kanske ingen anledning att HR har tillgång till Säljavdelningens dokumentunderskrifter, och därför kan man med fördel dela upp i grupper i Addo.

Du kan lägga till grupper genom att gå in i inställningar under fliken "Användare". Om du scrollar ner på sidan, hittar du "Grupper" och en grön "Lägg till ny grupp"-knapp.

Tryck på kugghjulet uppe i höger hörn (inställningar)
Välg fliken "Användare" i menyn till vänster
Scrolla ned på sidan så du hittar "Grupper"
Tryck på "Lägg till ny grupp"

Det kommer nu dyka upp et pop-up fönster, där du ska fylla i informationen om gruppen du gärna vill skapa.

Fyll i namn på gruppen
Gör en beskrivning av gruppen
Tryck "Spara" för att spara den nya gruppen

Så är gruppen skapad! Lätt som en plätt. Du kan fortsätta på samma sätt för alla de avdelningar och grupper du behöver. Och bäva ej - du får förklarat för dig hur du delar in dina medarbetare i de olika grupperna nedanför.

Dela in medarbetarna i grupper

När dina medarbetare är tillagda som användare i Addo, och de olika grupperna likaså, kan du lätt börja att skicka över dem i de rätta grupperna.

Det gör du genom att gå in i inställningar och välja fliken "Användare" i menyn till vänster. Här väljer du de användare som ska i samma grupp, genom att markera boxen vid sidan av deras namn, och härefter väljer vilken grupp de ska läggas till i.

Tryck på kugghjulet uppe i höger hörn (inställningar)
Välj fliken "Användare" i menyn till vänster
Markera de användare du önskar att lägga till i en grupp
Tryck på "Lägg till valda användare till"
Välj den grupp du önskar att flytta användarna till
Tryck "Lägg till"

När du scrollar ner lite på sidan, kan du se dina grupper. Välj här den grupp du har lagt till dina medarbetare i. Det kommer dyka upp en pop-up ruta, där du kan se alla de medarbetare du har lagt till. Du kan ändra i medarbetarens rättigheter i gruppen, genom att trycka på rutan under kolonnen "Roll". Här kan du välja mellan gruppadministratör och medlem. Medlem är detsamma som standardanvändare.

Tryck på gruppen du önskar att se ytterligare information om
Tryck på roll-fältet på den användare du vill ändra rättigheter för
Välj den korrekta rättigheten från roll-down listan som kommer fram
Tryck på "Spara" för att spara gruppens nya inställningar

Nu är alla dina användare och grupper skapade, och du är snart helt klar för att använda Addo! Till sist rekommenderar vi att du går in och gör din första mall så du är riktigt klar och får lite känsla för produkten.

Gör din första mall redo

Något att det bästa med Addo är att det är enormt effektivt och sparar dig, dina medarbetare och dina kunder, massvis med tid. Om du ska skicka flera dokument av samma typ till underskrift - t. ex. anställningskontrakt - kan du göra en mall för hur det ska se ut varje gång.

För att se och lägga till mallar, ska du återigen trycka på det blå kugghjulet överst i höger hörn. I menyn ska du välja "Mallar".

Tryck på kugghjulet uppe i höger hörn (inställningar)
Välj "Mallar" i menyn ute till vänster
Här kan du få en översikt över dina mallar för både dokumentunderskrifter, säker filöverföring och Addo Forms. I denna genomgång ser vi på mallar till dokumentunderskrifter, men du kan läsa mer om Addo Forms här, och säker filöverföring här.
Vid sidan av "Skapa en ny:" har du möjlighet för att skapa mallar för respektive dokumentunderskrifter, säker filöverföring och Addo Forms. Tryck på "Mall för dokumentunderskrifter" och följ denna guide för hur du skapar en ny mall.

Härligt! Du har satt upp ditt Addo konto och är tip-top klar till start. Lek runt lite därinne och pröva de olika funktionerna - du kan starta med att skicka ditt första dokument till underskrift.