Gratulerer, nå har du tatt første steget for å gjøre prosessene og signaturene dine mer effektive og automatisierte. Det betyr mindre manuelt arbeid for deg!
La oss sette opp Addo Sign-kontoen din slik at den best mulig gjenspeiler din virksomhet, og du kan komme i gang med å bruke alle de smarte funksjonene.
I denne artikkelen vil vi gå over de viktigste første trinnene for å sette opp kontoen din – kontoinformasjonen din, hvordan du setter inn logoen din, organiserer brukere og gjør klar din første mal. Merk at bare en administrator på kontoen kan gjøre disse endringene.
(Videoen er på dansk)
3 trinn for å sette opp kontoen din
Trinn 1. First things first - din kontoinformasjon
Trinn 2. Sett inn din logo
Trinn 3. Organiser brukere
Trinn 4. Gjør din første mal klar
First things first - din kontoinformasjon
Det er en veldig god idé å fylle inn kontoinformasjonen din først. Addo Sign vil bruke informasjonen din når du sender et dokument til underskriveren slik at de kan se hvem det er fra.
For å endre kontoinformasjonen din, gå til innstillinger og fanen "Kontooversikt". Her kan du fylle ut/redigere den informasjonen du ønsker.
- Trykk på tannhjulet i øvre høyre hjørne
- Velg fanen “Kontooversikt”
- Fyll ut de markerte feltene
- Trykk på “lagre”
- Ta deretter stilling til GDPR- instillingene dine.
Sett inn din logo
Kundene dine kjenner deg best igjen gjennom din logo. Så for å tilpasse prosessen og sette ditt preg på den, anbefaler vi at du laster opp din logo.
Du legger til din logo og farge ved å gå til innstillinger og fanen som heter "Design".
- Trykk på tannhjulet i øvre høyre hjørne. Det er til venstre for navnet ditt.
- På venstre side vil en meny vises. Trykk på “Design”.
- Nå kan du laste opp logoen. Trykk på “Bla gjennom” og velg logoen du vil laste opp.
- For å skape enda større gjenkjennelighet for kundene dine, kan du deretter tilpasse fargen deres. Dette vil bli den fargen som brukes i e-postene som sendes ut gjennom Addo Sign.
- Trykk deretter "Lagre" for å lagre endringene
Nedenfor er et eksempel på hvordan det ser ut når du mottar en epost fra Addo Sign med vår logo;
Organiser brukere
Kanskje er det bare du som skal bruke Addo Sign, men ofte er det flere i virksomheten som må inn i systemet. Vi kaller dem for “brukere” i Addo, og du står fritt til å opprette de brukerne du ønsker.
Først av alt er det viktig å forstå at en bruker kan ha forskjellige rettigheter i Addo. Med rettigheter menes at de ulike brukerne kan ha enten full tilgang til Addos funksjoner eller mer begrenset tilgang. Vi deler inn i standardbruker, group viewer, gruppeadministrator og administrator. Du kan lese mer om spesifiksjonene for de ulike brukertypene her.
- Administratorer har ganske enkelt full tilgang til Addo. De har full oversikt over hvilke dokumenter som er sendt til signering, og har tilgang til alle grupper.
- Gruppeadministratorer har fullstendig oversikt over gruppen deres. Er du gruppeadministrator for HR kan du kun se hvilke dokumenter som er sendt til signering i HR-gruppen.
- Standardbrukere kan bare sende og vise sine egne dokumenter for signering. De kan bruke maler opprettet av deres administrator/gruppeadministrator for deres spesifikke gruppe.
- Group viewer har litt færre rettigheter enn gruppeadministratoren. Denne rollen kan se og redigere transaksjoner for gruppen, men under innstillinger kan brukeren kun bruke funksjonen "Validering". Denne har derfor ikke mulighet til å lage maler, skjemaer osv.
Det er en veldig god idé å få en oversikt over hvilke rettigheter de ulike ansatte må ha i Addo, slik at du kan sette det opp fra starten. Når du er klar til å opprette brukere, går du bare inn i innstillinger og under fanen "Brukere". Her kan du velge å legge til nye brukere ved å trykke på den grønne knappen.
- Trykk på tannhjulet
- Velg "Brukere" i menyen til høyre
- Velg "Legg til ny bruker"
Her oppretter du tilgang for dine ansatte i Addo. De trenger altså ikke gå inn og opprette seg individuelt, det kan gjøres fra én konto. Du må minimum fylle ut ansattes navn, epost og rolle. De vil da motta en e-post med instruksjoner for pålogging.
- Fyll ut informasjon til bruker - minimum navn, e-post og rolle
- Trykk "Lagre"
Nå har du opprettet din første bruker!
Lag grupper for avdelingene dine
Kanskje din bedrift har ulike avdelinger som trenger å bruke Addo, hvor ikke alle trenger å bruke Addo i like stor grad. Det kan være at din HR-avdeling skal sende arbeidskontrakter, salg skal sende kjøpsavtaler og betingelser, og økonomi skal sende lønnsslipper eller lignende. Da trenger kanskje ikke de ansatte i HR tilgang til salgsavdelingens dokumenter. Da er det fordelaktig å dele inn i grupper i Addo.
Du kan legge til grupper ved å gå til innstillinger under fanen "Brukere". Scroller du nedover siden finner du "Grupper" og en grønn "Legg til ny gruppe"-knapp.
- Trykk på tannhjulet i øvre høyre hjørne (innstillinger)
- Velg fanen "Brukere" i menyen til venstre
- Rull ned på siden for å finne "Grupper"
- Trykk på "Legg til ny gruppe"
Et popup-vindu kommer nå opp hvor du kan fylle ut informasjon om gruppen du ønsker å opprette.
- Fyll inn navnet på gruppen
- Lag en beskrivelse av gruppen
- Trykk "Lagre" for å lagre den nye gruppen
Da er gruppen opprettet! Du kan fortsette på samme måte, for alle avdelinger og grupper du trenger. Og frykt ikke – du vil bli forklart hvordan du deler opp dine ansatte i de ulike gruppene nedenfor.
Slik deler du de ansatte inn i grupper
Når dine ansatte er opprettet som brukere i Addo og de forskjellige gruppene også er opprettet, kan du enkelt begynne å sende dem til de riktige gruppene.
Dette gjør du ved å gå inn i innstillinger og velge "Brukere"-fanen i menyen til venstre. Her velger du brukerne som skal være i samme gruppe ved å merke av i boksen til venstre for navnet deres, og deretter hvilken gruppe de skal legges til.
- Trykk på tannhjulet i øvre høyre hjørne (innstillinger)
- Velg fanen "Brukere" i menyen til venstre
- Velg brukerne du vil legge til i en gruppe
- Trykk på "Legg til valgte brukere til"
- Velg gruppen du vil flytte brukerne til
- Trykk "Legg til"
Når du scroller nedover siden, kan du se gruppene dine. Her velger du gruppen du har lagt til dine ansatte i. En popup-boks kommer opp hvor du kan se alle de ansatte du har lagt til. Du kan endre den ansattes tilgang i gruppen ved å klikke på boksen ved siden av kolonnen "Rolle". Her kan du velge mellom gruppeadministrator eller medlem. Medlem er det samme som standardbruker. Trykk deretter "lagre".
- Trykk på gruppen du vil se mer informasjon om
- Trykk på rollefeltet på brukeren du vil endre rettigheter for
- Velg riktig rolle fra rullegardinlisten som vises
- Trykk "Lagre" for å lagre gruppens nye innstillinger
Nå er brukerne og gruppene dine satt opp og du er klar til å bruke Addo! Til slutt anbefaler vi at du går inn og lager din første mal – så er du virkelig klar og får litt føling med produktet.
Gjør din første mal klar
Noe av det beste med Addo er at det er enormt effektivt og sparer deg, dine ansatte og dine kunder for enormt mye tid. Dersom du skal sende flere dokumenter av samme type til signering – f.eks. arbeidskontrakter – du kan lage en mal for hvordan det skal se ut hver gang.
For å se og legge til maler, trykk på tannhjulet igjen øverst til høyre. I menyen velger du "Maler".
- Trykk på tannhjulet i øvre høyre hjørne (innstillinger)
- Velg "Maler" i menyen til venstre
- Her kan du få oversikt over malene dine for både dokumentsignering, sikker filoverføring og Addo Forms. I denne gjennomgangen ser vi på maler for dokumentsignering, men du kan lese mye mer om Addo Forms her, og sikker filoverføring her.
- Ved siden av "Opprett ny:" har du muligheten til å lage maler for dokumentsignering, sikker filoverføring og Addo Forms. Trykk på "Mal for signering av dokument" og følg denne veiledning for å lage en ny mal.
Herlig! Du har nettopp satt opp din Addo-konto, og er helt klar til å starte. Lek deg litt rundt og prøv ut de forskjellige funksjonene. For eksempel kan du starte med å sende ditt første dokument til signering.