De første trin

Tillykke med, at du fra nu af kan gøre dine processer og signeringer mere effektive og automatiserede. Mindre manuelt arbejde til dig!

Lad os få sat din Addo Sign konto op, så den bedst afspejler din virksomhed, og du kan komme igang med at bruge alle de smarte funktioner.

I denne artikel, vil vi gennemgå de vigtigste første trin for at opsætte din konto - dine kontooplysninger, hvordan du indsætter dit logo, organiserer brugere, og laver din første skabelon klar. Bemærk at det kun er en administrator på kontoen, som kan foretage disse ændringer.

4 trin for at sætte din konto op
Trin 1. Dine kontooplysninger
Trin 2. Indsæt dit logo
Trin 3. Organisér brugere
Trin 4. Lav din første skabelon klar

First things first - dine kontooplysninger

Det er en rigtig god idé at få udfyldt dine kontooplysninger som det første. Addo Sign vil bruge dine oplysninger når du sender et dokument afsted til underskriveren, så de kan se hvem det er fra.

For at ændre dine kontooplysninger skal du gå ind i indstillinger og fanen "Kontooversigt". Her kan du udfylde/redigere den information du ønsker.

Tryk på tandhjulet øverst i højre hjørne
Vælge fanen "Kontooversigt" i menuen til venstre
Udfyld felterne under "Kontooplysninger"
Tryk på "Gem"
Tag herefter stilling til jeres GDPR indstillinger.

Indsæt dit logo

Dine kunder kender dig bedst på dit logo, så for at personliggøre processen og sætte dit præg på det, anbefaler vi at, du uploader dit logo.

Du tilføjer jeres logo og farve ved at gå til indstillinger og fanen der hedder "Design".

Tryk på tandhjulet oppe i højre hjørne. Det står til venstre for dit navn
Ude i venstre side kommer der en menu frem. Tryk på "Design"
Her kan du starte med at uploade jeres logo. Tryk på "Gennemse" og vælg logo til upload
For at skabe endnu større genkendelighed for jeres kunder, kan du herefter tilpasse virksomhedens farve. Det er den farve, som bruges i de mails der sendes ud gennem Addo Sign
Tryk herefter "Gem" for at gemme dine ændringer

Nedenfor ses et eksempel på, hvordan det ser ud når man modtager en mail fra Addo Sign med vores logo:

Organisér brugere

Måske er det bare dig der skal bruge Addo Sign, men ofte er der flere i virksomheden som skal sættes ind i Addo Sign. Vi kalder dem "brugere" i Addo Sign, og du kan frit oprette alle de brugere du vil. Nedenfor forklarer vi hvordan.

Først og fremmest er det vigtigt at forstå at en bruger kan have forskellige rettigheder i Addo Sign. Med rettigheder menes der, at, de forskellige brugere kan have enten fuld adgang til Addo Signs funktioner eller mere begrænset. Disse inddeles i standardbruger, group viewer, gruppeadministrator og administrator. Du kan læse mere om specifikationerne for de forskellige bruger-typer her.

Helt enkelt, har administratorer fuld adgang til Addo Sign. De har det fulde overblik over hvilke dokumenter der er sendt til underskrift, og kan se i alle grupper.
Gruppeadministratorer har du fulde overblik i deres gruppe. Hvis man er gruppeadministrator for HR, kan man altså kun se hvilke dokumenter der er sendt til underskrift i HR-gruppen.
Standardbrugere kan kun sende og se deres egne dokumenter til underskrift. De kan bruge skabeloner der er lavet af deres administrator/gruppeadministrator for deres specifikke gruppe.
Group viewer har lidt færre rettigheder end gruppeadministratoren. Denne rolle kan overse og redigere i transaktioner for gruppen, men under indstillinger kan brugeren kun bruge "Validering"-funktionen. Denne har altså ikke mulighed for at oprette skabeloner, Forms osv.

Det kan være en god idé at få et overblik over hvilke rettigheder de forskellige medarbejdere skal have i Addo Sign, så du kan sætte det op fra start. Når du er klar til at oprette brugere, går du blot ind i indstillinger og under fanen "Brugere". Her kan du vælge at tilføje nye brugere ved at trykke på den grønne knap.

Tryk på tandhjulet oppe i højre hjørne (indstillinger)
Vælg "Brugere" i menuen til venstre
Vælg "Tilføj ny bruger"

Her opretter du dine medarbejdere i Addo Sign. De skal altså ikke ind og oprette sig selv enkeltvis, det kan gøres fra én konto. Her skal udfyldes medarbejderens navn, email og rolle som minimum. De vil herefter modtage en mail med vejledning til login.

Udfyld oplysninger for brugeren - minimum navn, email og rolle
Tryk "Gem"

Så er den første bruger oprettet!

Lav grupper til dine afdelinger

Måske har din virksomhed forskellige afdelinger som skal bruge Addo Sign, hvor alle ikke skal bruge det i samme omfang. Det kan være at jeres HR-afdeling skal sende ansættelseskontrakter, Salg skal sende købsaftaler- og betingelser, og Bogholderiet skal sende lønsedler og indhente underskrifter på udlæg fra både ledere og medarbejdere. Der er måske ingen grund til at personalet i HR har adgang til Salgsafdelingens dokumentunderskrifter, og derfor kan man med fordel opdele i grupper i Addo Sign.

Du kan tilføje grupper ved at gå ind i indstillinger under fanen "Brugere". Hvis du scroller ned på siden, finder du "Grupper" og en grøn "Tilføj ny gruppe"-knap.

Tryk på tandhjulet oppe i højre hjørne (indstillinger)
Vælg fanen "Brugere" i menuen til venstre
Scroll ned på siden så du finder "Grupper"
Tryk på "Tilføj ny gruppe"

Der vil nu komme et pop-up vindue frem, hvor du kan udfylde informationer om gruppen du gerne vil oprette.

Udfyld navn på gruppen
Lav en beskrivelse af gruppen
Tryk "Gem" for at gemme den nye gruppe

Så er gruppen oprettet! Nemt nemt. Du kan fortsætte på samme måde, for alle de afdelinger og grupper du skal bruge. Og frygt ej - du får forklaret hvordan du inddeler dine medarbejdere i de forskellige grupper nedenfor.

Inddel medarbejdere i grupper

Når dine medarbejdere er oprettet som brugere i Addo Sign, og de forskellige grupper ligeså er oprettet, kan du nemt begynde at sende dem over i de rigtige grupper.

Det gør du ved at gå ind i indstillinger og vælge fanen "Brugere" i menuen til venstre. Her vælger du de brugere, der skal i samme gruppe ved at afmærke boksen til venstre for deres navn, og herefter hvilken gruppe de skal tilføjes til.

Tryk på tandhjulet oppe i højre hjørne (indstillinger)
Vælg fanen "Brugere" i menuen til venstre
Marker de brugere du ønsker at tilføje til en gruppe
Tryk på "Tilføj valgte brugere til"
Vælg den gruppe du ønsker at flytte brugerne til
Tryk "Tilføj"

Når du scroller lidt ned på siden, kan du se dine grupper. Vælg her den gruppe du har tilføjet dine medarbejdere til. Der vil dukke en pop-up boks op, hvor du kan se alle de medarbejdere du har tilføjet. Du kan ændre i medarbejderens rettigheder i gruppen, ved at trykke på boksen ud for kolonnen "Rolle". Her kan du vælge mellem gruppeadministrator, group viewer eller medlem. Medlem er det samme som standardbruger.

Tryk på gruppen du ønsker at se yderligere oplysninger om
Tryk på rolle-feltet på den bruger du gerne vil ændre rettigheder for
Vælg den korrekte rettighed fra roll-down listen der kommer frem
Tryk "Gem" for at gemme gruppens nye indstillinger

Nu er dine brugere og grupper sat op, og du er ved at være helt klar til at bruge Addo! Til slut anbefaler vi at du går ind og laver din første skabelon - så du er rigtig klar, og får lidt fornemmelse for produktet.

Lav din første skabelon klar

Noget af det bedste ved Addo er, at det er enormt effektivt og sparer dig, dine medarbejdere og dine kunder, en gevaldig mængde tid. Hvis du skal sende flere dokumenter af samme type til underskrift - f.eks. ansættelseskontrakter - kan du lave en skabelon for hvordan det skal se ud hver gang.

For at se og tilføje skabeloner, skal du igen trykke på tandhjulet øverst til højre. I menuen skal du vælge "Skabeloner".

Tryk på tandhjulet oppe i højre hjørne (indstillinger)
Vælg "Skabeloner" i menuen ude til venstre
Her kan du få et overblik over dine skabeloner for både dokumentsigneringer, sikker filoverførsel og Addo Forms. Til denne gennemgang kigger vi på skabeloner til dokumentsigneringer, men du kan læse meget mere om Addo Forms her, og sikker filoverførsel her.
Ved siden af "Opret ny:" har du mulighed for at oprette skabeloner for hhv. dokumentsignering, sikker filoverførsel og Addo Forms. Tryk på "Signeringsskabeloner"og følg denne guide til oprettelsen af ny skabelon.

Smukt! Du har ny fået opsat din Addo konto, og er tip-top klar til start. Leg lidt rundt derinde og prøv de forskellige funktioner af - du kan starte med at sende dit første dokument til signering.