Så skapar du en Addo Sign Form

Med Addo Forms kan du göra ett elektroniskt formulär, som antingen skickas med e-mail till en mottagare eller görs tillgängligt via en länk.

Detta formulär kan därefter fyllas i av mottagaren, vilket kan innebära olika frågor.

Addo Forms kan användas till många smarta syften - du kan bl.a. göra kontrakt i Forms, således att du kan hämta in all nödvändig information i exempelvis anställningskontrakt, hyreskontrakt osv. Det förenklar informationsinsamlingen för er och sänder ett top-professionellt uttryck till era kunder, anställda, användare, eller vad det nu kan vara. Du kan få mer kunskap om Addo Forms här.

Grunderna
1. Skapa ett formulär
2. Avsnitt

Svarsalternativ
3. Svarsalternativ (vid skapandet)
4. Svarsalternativ (för respondenten)

Övriga alternativ
5. Obligatoriskt / Fyll på vid skickande
6. Aktivera offentlig länk
7. Signeringsmall för Forms

 

Skapa ett formulär

För att skapa en ny Addo Form, går du in i dina inställningar. Observera att det krävs Gruppadministratörs- eller administratörsrättigheter för att skapa en Form. Du kan se vår användarhierarki här för mer information (tips: om du inte kan se detaljerna i bilden kan du klicka på den för att förstora den).

1. Tryck på inställningar
2. Välj Forms
3. Tryck på Skapa ny blankett

 

Du kan nu börja skapa ditt formulär. För det första måste mallen för formuläret ha ett namn, formuläret måste ha en titel och sedan kan du välja om du vill namnge den PDF-fil som skapas efter signeringen.

1. Välj vad mallen ska kallas. Detta är internt för dig som använder Addo Sign och kan inte ses av den svarande (som fyller i och skriver under)
2. Detta är frivilligt. Här kan du välja vilket namn du vill ge PDF-filen som skapas efter att formuläret har undertecknats
3. Formulärets titel visas när mottagaren fyller i formuläret och undertecknar det. Se därför till att du ger den ett riktigt namn som talar om för mottagaren vad det handlar om
4. Här kan du välja att skriva en beskrivning som berättar lite mer om formulärets titel

 

Den orangefärgade rutan på sidan visar vilken signaturmall som används i formuläret. Vi har en hel artikel om det här, där vi visar och förklarar hur man gör det.

1. Välj här vilken mall som ska användas till formuläret

 

Avsnitt

Formulären byggs upp i olika sektioner/avsnitt. Det är också möjligt att ha ett enda långt avsnitt med frågor och information, men det rekommenderas att använda avsnitt för olika ämnen för att göra det mer lätthanterligt för mottagaren.

1. Du kan lägga till frågor i samma avsnitt som mottagarinformationen fylls i. Dessa definieras av den valda signeringsmallen. Om du lägger till frågor i det här avsnittet kommer de att visas efter informationen om mottagaren
2. Du kan enkelt skapa flera avsnitt som listas som enskilda "boxar". Ordningen av avsnitten kan vid behov ändras senare

 

Nedan följer en visualisering av hur olika avsnitt presenterar sig för mottagaren.

1. Här kommer den valda formulärtiteln att visas
2. Om detta fält är ifyllt, kommer beskrivningen att visas här
3. Om du placerar frågorna i samma avsnitt som mottagarinformationen kommer det att se ut så här
4. Andra avsnitt listas individuellt, som här

 

Svarsalternativ (vid skapandet)

De olika fälten för frågor och svar diskuteras nedan, där du kan läsa mer om dem i detalj.

1. Tryck på Lägg till i en sektion
2. Du kan sedan välja mellan olika alternativ för frågor och svar, samt inramningsfunktioner som titel och text. Dessa genomgås nedan.

 

Nedan har de olika funktionerna valts ut och fyllts i med frågor för att ge ett exempel. Vi börjar med de fyra första, som är mycket enkla.

1. Detta fält är fältet Titel. Det kan användas för olika avsnitt i formuläret och anger tonen för vad avsnittet består av. Detta fält kan endast ändras i formuläret
2. Textfältet används för att utveckla, förklara, upplysa eller rama in ett stycke. Det kan vara en kortare eller längre text. Detta fält kan endast ändras i formuläret
3. Textsvar på en rad används för kortare textsvar, t.ex. namn, ålder, land osv. 
4. Textsvar på flera rader används för längre textsvar där en enda rad inte räcker till. Det kan vara en adress, ett uttalande eller något annat

 

Därefter tittar vi på de två metoder som kan användas för att ge respondenterna valmöjligheter. Detta kan vara en antingen-eller-funktion eller kryssrutor där flera valmöjligheter kryssas i.

1. Kryssrutor används för att välja flera alternativ. Du kan alltså kryssa i mer än en ruta
2. Radioknappar används som en antingen/eller-funktion, där endast en ruta kan markeras. När du använder radioknappar har du också möjlighet att skapa följdfrågor

 

Med radioknapparna kan du skapa en eller flera följdfrågor för dina svar. Det kan alltså utlösa nya frågor, beroende på vad som väljs som svar.

1. Kryssa först i Har följdfrågor
2. Under alla alternativ visas nu en funktion som heter Lägg till följdfråga. Tryck på den
3. Du kan välja mellan alla svarsalternativ här. I detta exempel väljer vi Textsvar på flera rader
4. Du kan nu se att en följdfråga har skapats, som är beroende av Eller. Här kan du till exempel be respondenten svara på varför det här alternativet valdes

 

De tre sista möjliga fälten diskuteras nedan.

1. Här kan du låta mottagaren ladda upp en fil. Det kan vara ett dokument, en PDF-fil eller en bildfil
2. Du kan även infoga en bild i formuläret med den här funktionen
3. Med denna funktion kan ett visst datum väljas med kalenderfunktionen

 

Svarsalternativ (för den svarande)

Nedan kan du se hur Addo Forms ser ut för den svarande när han eller hon ska fylla i det. Det är samma funktioner som ovan, men de kommer att se ut så här när formuläret skickas in.

 

De fem första svarsalternativen är markerade nedan så att du kan se hur de ser ut för respondenten.

1. Titel
2. Textfelt
3. Textsvar på en rad
4. Textsvar på flera rader
5. Kryssrutor

 

De andra alternativen visas här

1. Radioknappar
2. Ladda upp fil
3. Bild - observera att bilden laddas upp av avsändaren
4. Datumfält 
5. Dessa fält definieras av signaturmallen för formuläret

 

Hur använder du Obligatoriskt / Fyll på vid skickande

Det är möjligt att definiera om en fråga ska kräva att den svarande fyller i den eller om den ska fyllas i innan den skickas. Om en fråga är obligatorisk kan den svarande inte färdiggöra och underteckna formuläret förrän den är ifylld. Om en fråga fylls i innan den skickas betyder det egentligen bara att avsändaren lägger in informationen. Ett konkret exempel på detta är om du har skapat ett anställningsavtal med Addo Forms och behöver ange lönen. Det är då avsändaren som anger detta.

 

Du ställer in om en fråga ska vara obligatorisk eller fyllas i innan den skickas, enligt nedan.

1. Du kan göra en fråga obligatorisk genom att kryssa i den här rutan
2. Du måste fylla i detta vid skickande genom att kryssa i den här rutan

Vi har en utförlig artikel om funktionerna här.

 

Aktivera offentlig länk

Du har möjlighet att skicka formuläret direkt till respondenten, men det kan också skickas som en offentlig länk. Detta kan vara lämpligt för en rad olika ändamål, t.ex. för anmälningsformulär och anmälningar om anspråk. Vi har skapat en utförlig artikel om offentligt tillgängliga formulär här.

 

Signeringsmall för Addo Forms

Som tidigare nämnt används en signeringsmall för att underteckna formuläret. Dessa styr både själva signeringsprocessen, men också hur formuläret hanteras och om andra dokument måste signeras i samma flöde.