Addo Sign - Simple signing

Med simple signing ønsker vi at gøre oprettelsen af underskriftsflows mere enkelt og hurtigere

I artiklen vil funktionaliteten og layoutet for simple signing bliver gennemgået, så du er klar til at sende underskrifter afsted med det samme. Simple signing er en forenklet løsning med samme funktionalitet som det traditionelle underskriftmodul i "Ny underskrivning". 

Indhold i artiklen:
Hvor finder jeg simple signing?

Send dokument til underskrift med simple signing

Udførlig gennemgang af funktionalitet:
Trin 1: Skabelon
Trin 2: Signing settings
Trin 3: Tilføj underskrivere
Trin 4: Tilføj dokumenter
Trin 5: Meddelelser 
Trin 6: Modtagere af kopi

 

Hvor finder jeg simple signing?

Du finder simple signing på følgende måde:

1. Du skal sikre dig, at du står på siden Send
2. Sørg for, at du er på den traditionelle underskriftmodul Ny underskrivning

 

Send dokument til underskrift med simple signing

I simple signing kan du hurtigt send transaktioner afsted. Man skal i princippet kun tage stilling til skabelon, underskriver og dokumenter - trin 1, 3 og 4 beskrevet nedenfor i den udførlig gennemgang - da resten som udgangspunkt vil være defineret i de skabelonerne. I sektionen vil flowet blive gennemgået kort fra start til forsendelse:

1. Vælg det standard signeringsflow, som er opsat i skabelonerne ved trykke på Skabelon (Se gerne Trin 1: Skabelon - for yderligere uddybning)
2. Tilføj underskrivere. Der er ingen begrænsninger for antal underskrivere (Se gerne Trin 3: Tilføj Underskrivere - for yderligere uddybning)
3. Tilføj dokumenter. Man kan tilføje dokumenter op til 100 MB (Se gerne Trin 4: Tilføj Dokumenter - for yderligere uddybning)
4. Klik på Send

 

Et eksempel på opsætning af signeringsflow med én underskriver med ét dokument til underskrift:

 

Du vil få følgende vindue, når transaktioner er sendt afsted:

Udførlig gennemgang af funktionalitet

I denne sektion vil de forskellige funktioner gennemgås mere udførlig, så du ved, hvordan du manøvrer dig rundt i simple signing. 

 

Trin 1: Skabelon

Indledningsvis skal man, som i den "normale" funktion have opsat skabeloner, der skal bruges til at definere flowet. Skabelonerne ligger øverst i billeder, hvor man ved at klikke på den kan få alle de skabeloner, som er tilgængelig for dig. Du kan vælge mellem skabelonerne på følgende måde:

1. Find din ønskede skabelon ved at folde skabelonmenuen ud
2. Tryk på skabelonen, som du ønsker at bruge til det pågældende flow

Se artiklen Opret en ny skabelon for at se, hvordan man laver og redigerer skabeloner.

 

Trin 2: Signing settings 

Signing settings relaterer sig til de øvrige valgmuligheder, som er tilgængelig under underskrivernes navne. Man kan finde funktionen og tilvælge de forskellige funktioner på følgende måde.

1. Klik på Signing settings
2. Tilføj de forskellige funktioner ved at klikke på dem. De vil blive blå, når den er aktiv på den pågældende transaktion

Jeg skal underskrive -  Funktionen er med til at tilføje brugeren hurtigt. Ved at bruge denne funktion vil dit navn fremgå som underskriver, hvor underskriftmetoden er bestemt efter skabelonen.

Underskriverne skal underskrive i en bestemt rækkefølge - Funktionen giver mulighed for, at man kan lave rækkefølge på underskriverne. Transaktionen vil derfor ikke sendes videre i række før personen før har underskrevet.

Underskriv flere dokumenter med én underskrift - Funktionen gør det nemt for underskriveren at godkende alle dokumenterne før de underskriver. Man underskriver derfor kun en gang selvom man har flere dokumenter til underskrift. Vi anbefaler, at denne funktion altid er sat på, da den spare både tid og credits

 

Trin 3: Tilføj underskrivere

Nedenfor vil der bliver gennemgået processen for, hvordan man tilføjer en underskriver. Man kan tilføje lige så mange underskriver ønskes. I Addo Sign er der ikke en begrænsning på underskrivere, man skal dog være opmærksom på, at man betaler credits/underskrift som foretages. Man kan skræddersy underskriftflowet for de specifikke modtagere. Signeringsflow er som udgangspunkt defineret efter skabelonerne som er valgt i trin 1. Se, hvordan man tilføjer underskriver nedenfor:

1. Tryk på plusset, eller et vilkåret sted i boksen
   
2. Indsæt navnet på underskriver
3. Indsæt titlen på underskriver (denne funktion er valgfri)
4. Indsæt mailen på underskriver
5. Vælg notificering. Vi kan sende til alt fra e-mail til e-Boks (kun, hvis denne integration er opsat)
6. Vælg identificering
7. Vælg signering
8. Vælg om underskriveren skal have en kvittering efter transaktionerne er afsluttet. Derudover skal der tages stilling til, hvorvidt de skal have kopi af det underskrevne dokument.
9. Når informationerne er udfyldt skal man trykke på Add signer
   
   
10. Efter tilføjelsen vil underskriveren fremgå i det blå felt. Tilføjelse af yderligere underskrivere sker ved at trykke på Tilføj underskriver

 

Trin 4: Tilføj dokumenter

Dokumenter, som skal underskrives, skal uploades eller trækkes ind i browseren. Man kan sende dokumenter afsted tilsvarende samlet max på 100 MB. 

1. Upload eller "drag-and-drop" dokumentet ind i feltet
   
2. Definer om dokumentet skal underskrives, eller om det skal følge med som bilag. Er den blå som vist i eksemplet, så er det mærket som dokument, som skal underskrives

 

Trin 5: Meddelelser 

Meddelelserne kan nu ændres og findes i samme flow. Se billedet om, hvor du kan finde disse notificeringer henne og ændre dem:

1. Ændring af sprog - Man kan få oversat sine meddelelser til andre sprog ved at trykke på sproget. Den vil vise følgende vindue, hvor sprog kan ændres:
   
2. Ved at trykke på Meddelelse vedrørende invitation kan man finde den indledende besked ved første advisering af underskriveren:
   
3. I Frist og påmindelsesmeddelelse vil man kunne ændre meddelelserne ved rykkermeddelelser. Ydermere kan udløbsdato, rykker dato mv. ændres:
   
4. I Kvitteringstekst vil man kunne ændre den sidste meddelelse som underskriveren vil få, når dokumenterne er underskrevet:

 

Trin 6: Modtagere af kopi

Slutteligt kan man opsætte modtagere af kopi. Modtagere af kopi skal anses for en tredjepart udenfor transaktionen, som ikke skal gøre noget aktivt heri. Man kan finde modtagere af kopi nederst i signeringsflowet. Du sætter en modtager af kopi på, på følgende måde:

1. Tryk op sektionen Modtagere af kopi (valgfri) og herefter Tilføj modtagere af kopi
   
   
2. Indsæt Navn og E-mail på den pågældende tredjepart, som skal have de underskrevne dokumenter 
3. Tryk på Tilføj

Modtageren vil nu stå med navn og mail i den blå boks, som illustreret ovenstående.