Import av kontakter till adressboken

Följande är en guide för dig som vill skriva in dina medarbetare i adressboken och därför ha ett enkelt uppslagsverk av interna medarbetare i Visma Addo.

Lägga till kontakter manuellt
Lägg till kontakter i adressboken
Spara kontakt i adressboken vid distribution

Massimport av kontakter
Ladda ner mall
Redigera och fyll i mall
Ladda upp mall med kontakter

Använda adressboken
Användning av adressboken

Lägg till kontakter i adressboken

Om du som administratör eller gruppadministratör vill lägga till en kontakt i adressboken kan detta göras genom att använda "adressboken" i inställningar.

Om du vill lägga till en person i adressboken kan detta göras på följande sätt:

1. Tryck på Inställningar i det övre högra hörnet
2. Välj Adressboken
3. Tryck på "Lägg till kontakt"
   – Nu dyker det upp en popup där du kan ange data på din kontakt
4. Skriv namnet på kontaktpersonen (absolut minimum)
5. Skriv även e-post till kontaktpersonen (absolut minimum)
6. Notera även telefonnumret. Speciellt om "SMS" används som distributionsmetod i Visma Addo.
7. Tryck sedan på Spara.

Spara kontakt i adressboken vid distribution

Om du försöker skicka något till en kontakt, men den personen inte dyker upp automatiskt när du har skrivit in namnet eller delar av namnet, betyder det att personen inte finns i din adressbok.

Personen kan dock enkelt läggas till i adressboken när du ska skicka dokument till personen.

1. Tryck på "Lägg till en eller flera undertecknare"
   
   
2. Ange namnet på mottagaren
3. Ange mottagarens e-postadress
4. Markera "Spara mottagare i adressbok när de läggs till"
5. Tryck på "Lägg till"

Ladda ner mall

När du vill skriva in alla anställda i adressboken rekommenderar vi att du laddar ner en mall för inmatning av kontakterna. Mallen är i .CSV-format och kan därför öppnas i ett excelark som du känner det.

För att få mallen, gå helt enkelt till adressboken och tryck på "exportera kontakter"

1. Tryck på "inställningar"
2. Välj "Adressbok"
3. Ladda ner .CSV-mallen genom att trycka på "Exportera kontakter" och tryck på "ok" i popup-fönstret som visas.

Redigera och komplettera mallen

När du har laddat ner .CSV-mallen kan du öppna den för att se i vilket format kontakterna ska laddas.

Notera:

• Ändra inte rubrikerna som visas i .CSV-mallen, utan infoga bara dataraderna nedan.
• Vänligen ändra fälten under telefonnumret till textfält så att du kan ha landsprefixet med (+45)
• Det får inte finnas några dubbletter i form av telefonnummer eller e-post i bladet, eller befintliga personer i adressboken.

1. Översta raden - Rad 1 får inte röras.
2. Vänligen fyll i alla rader från rad 2 och nedan med data för de personer du vill lägga till
3. Markera allt i kolumn D
4. När du har valt kolumn D, tryck på formateringsmenyn
5. Välj "Text" som formatering (eftersom "+" i prefixet inte tas bort när du lägger till telefonnumren)
6. .CSV-filen sparas sedan med den information du har lagt till.

Ladda upp mall med kontakter

Nu behöver .CSV-arket bara laddas upp. Detta görs genom att importera kontakter och trycka på "ok" i popup-fönstret som dyker upp.

1. Tryck på "importera kontakter"
2. Tryck sedan på "ok" i popup-fönstret.
3. Välj .CSV-filen som du har angett data i
4. Tryck på "open/öppna"

Nu kommer din personaldata att laddas in i Visma Addo!

Användning av adressboken

Alla användare i Visma Addo kommer härmed lätt att kunna skicka dokument till personer i adressboken, helt enkelt genom att börja med att skriva något från deras namn när de vill lägga till undertecknaren.

1. Tryck på "Lägg till en eller flera undertecknare"
   
   
   
2. Tryck på namn-fältet och börja skriva något från personens namn
3. Välj rätt mottagare från listan.