Importerer kontakter til adresseboken

Følgende er en veiledning for deg som ønsker å legge inn dine ansatte i adresseboken og derfor ha et enkelt oppslagsverk av interne ansatte i Addo Sign.

Legger til kontakter manuelt
Legg til kontakter i adresseboken
Lagre kontakt i adresseboken for distribusjon

Masseimport av kontakter
Last ned mal
Rediger og fyll ut mal
Last inn mal med kontakter

Ved utsendelse
Bruke adresseboken

Legg til kontakter i adresseboken

Dersom du som administrator eller gruppeadministrator ønsker å legge til en enkelt kontakt i adresseboken, kan dette gjøres ved å bruke "adresseboken" innenfor innstillinger.

Hvis du ønsker å legge til en person i adresseboken, kan dette gjøres på følgende måte:

1. Trykk på Innstillinger øverst til høyre
2. Velg adresseboken
3. Trykk på "Legg til kontakt"
   - Nå kommer det opp en popup der du kan legge inn data på kontakten din
4. Skriv navnet på kontaktpersonen (minimum for å legge til en kontakt
5. Skriv også e-post til kontaktpersonen (minimum for å legge til en kontakt)
6. Noter også telefonnummeret. Spesielt hvis "SMS" brukes som distribusjonsmetode i Addo Sign.

Lagre kontakt i adresseboken for distribusjon

Hvis du prøver å sende noe til en kontakt, men den personen ikke vises automatisk når du har skrevet inn navnet eller deler av navnet, betyr det at personen ikke er i adresseboken din.

Personen kan imidlertid enkelt legges til i adresseboken når du skal sende dokumenter til personen.

1. Trykk "Legg til en eller flere underskrivere"
   
2. Skriv inn navnet på mottakeren
3. Skriv inn mottakerens e-postadresse
4. Merk av for "Lagre mottager i adresseboken når de blir lagt til"
5. Trykk "Legg til underskriver"

Last ned mal

Når du ønsker å legge inn alle ansatte i adresseboken, anbefaler vi at du laster ned en mal for å legge inn kontaktene. Malen er i .CSV-format og kan derfor åpnes i et excel-ark slik du kjenner det.

For å få malen, gå ganske enkelt til adresseboken og trykk "eksporter kontakter"

1. Trykk på "innstillinger"
2. Velg "Adressebok"
3. Last ned .CSV-malen ved å trykke "eksporter kontakter" og trykk "ok" på popup-vinduet som vises.

Rediger og fullfør malen

Når du har lastet ned .CSV-malen, kan du åpne den for å se i hvilket format kontaktene skal lastes.

Merk:

• Vennligst ikke endre overskriftene som vises i .CSV-malen, men sett inn dataradene nedenfor.
• Vennligst endre feltene under telefonnummeret til tekstfelt slik at du kan ha landsprefikset med (+45)
• Det skal ikke være duplikater i form av telefonnumre eller e-post i arket, eller eksisterende personer i adresseboken.

1. Øverste rad - Rad 1 må ikke berøres.
2. Vennligst fyll ut alle radene fra rad 2 og nedenfor med data for personene du vil legge til
3. Kryss av alt i kolonne D
4. Etter å ha valgt kolonne D, trykk på formaterings-rullegardinmenyen
5. Velg "Tekst" som formatering (siden "+" i prefikset ikke fjernes når du legger til telefonnumrene)
6. .CSV-filen lagres deretter med informasjonen du har lagt til.

Last inn mal med kontakter

Nå må .CSV-arket bare lastes. Dette gjøres ved å importere kontakter og trykke "ok" på popup-vinduet som kommer opp

1. Trykk på «importer kontakter»
2. Trykk deretter "ok" i popup-vinduet.
3. .CSV-filen du har lagt inn data i er valgt.
4. Trykk "åpne/åpne"

Nå vil dine ansattes data lastes inn i Addo Sign!

Bruke adresseboken

Alle brukere i Addo Sign vil derfor enkelt kunne sende dokumenter til personer i adresseboken, ganske enkelt ved å starte med å skrive noe fra navnet deres når de vil legge til underskriveren.

1. Trykk "Legg til en eller flere underskrivere"
   
2. Trykk på "navn"-feltet og begynn å skrive noe fra personens navn
3. Velg riktig mottaker fra listen.