Tilføj kontakter til adressebogen

Nedenstående er en guide til dig, som gerne vil indlæse jeres medarbejdere til adressebogen og derfor have et let opslagsværk af interne medarbejdere i Addo Sign.

Manuel tilføjelse af kontakter
Tilføj kontakter til adressebogen
Gem kontakt i adressebogen ved distribution

Masse import af kontakter
Download skabelon
Rediger og udfyld skabelon
Indlæs skabelon med kontakter
Brug af adressebogen

Tilføj kontakter til adressebogen

Hvis du som administrator og gruppeadministrator vil tilføje en enkelt kontaktperson til adressebogen, kan dette gøres ved at benytte funktionen "adressebog" i indstillinger, hvor du har mulighed for at tilføje kontakter, sådan at de let kan bruges fremadrettes, når der skal distribueres dokumenter til vedkommende.

Hvis der skal tilføjes en person til adressebogen, kan dette gøres således:

1. Tryk på Indstillinger oppe i højre hjørne
2. Vælg Adressebogen
3. Tryk på "Tilføj kontakt"
   - Nu kommer der en pop-up frem, hvor du kan indtaste data på din kontakt
4. Der skrives navn på kontaktpersonen (Absolut minimum)
5. Skriv også E-mail på kontaktpersonen (Absolut minimum)
6. Notér også telefonnummeret. Især hvis der benyttes "SMS" som distributionsmetode i Addo Sign.

Gem kontakt i adressebogen ved distribution

Hvis du forsøger at sende noget til en kontakt, men at denne person ikke automatisk kommer frem, når du har indtastet navnet eller dele af navnet, betyder dette, at personen ikke er i jeres adressebog.

Personen kan dog let tilføjes i adressebogen, når du er ved at sende dokumenter til personen.

1. Tryk på "Tilføj en eller flere underskrivere"
   
   
   
2. 
3. Indtast navn på modtageren
4. Indtast e-mail på modtageren
5. Sæt flueben i "Gem underskriver i adressebog"
6. Tryk "Tilføj"

Download skabelon

Når du vil indlæse alle medarbejdere i adressebogen, vil vi anbefale at du downloader en skabelon, til indlæsning af kontakterne. Skabelonen er .CSV format og derfor kan åbnes i et excel ark som du kender det.

For at få skabelonen, går du blot ind i adressebogen og trykker på "eksporter kontakter"

1. Tryk på "indstillinger"
2. Vælg "Adressebog"
3. Download .CSV skabelonen ved at trykke på "eksporter kontakter" samt tryk "ok" på den pop-up som kommer frem.

Rediger og udfyld skabelonen

Når du har downloadet .CSV skabelonen, kan du åbne den for at se hvilket format at kontakterne skal indlæses i.

Bemærk:

• Du bedes ikke ændre i de overskrifter som fremgår af .CSV skabelonen men i stedet blot indsætte data rækkerne nedenfor.
• Du bedes ændre felterne under telefonnummeret til tekstfelter, for at du kan have lande prefix med (+45)
• Der må ikke være dubletter i form af telefonnumre eller e-mails i arket, eller eksisterende personer i adressebogen.
• Filen skal gemmes som UTF-8 format, hvis den indeholder æ, å, ø eller specialtegn. Vi har en guide til dette her. 

1. Øverste række- Række 1 skal ikke røres.
2. Alle rækkerne fra række 2 og nedenfor bedes udfyldes med data for de personer som du vil tilføje
3. Marker venligst alt i kolonne D
4. Efter markeringen af kolonne D trykkes på formaterings drop-down
5. Vælg "Text" som formatering (Da "+" i prefix ikke bliver fjernet når du tilføjer telefon-numrene)
6. Derefter gemmes .CSV filen med de oplysninger som du har tilføjet.

Indlæs skabelon med kontakter

Nu skal .CSV arket blot indlæses. Dette gøres ved at importere kontakter og tryk "ok" på den pop-up som kommer frem

1. Tryk på "importere kontakter"
2. Tryk så "ok" i pop-up vinduet.
3. Der vælges .CSV filen, hvori du har indtastet data.
4. Tryk på "open/åben"

Nu vil jeres medarbejderdata være indlæst i Addo!

Brug af adressebogen

Alle brugere i Addo Sign vil derfor let kunne sende dokumenter til personer i adressebogen, blot ved at starte med at skrive noget fra deres navn, når de vil tilføje underskriveren.

1. Tryk på "Tilføj en eller flere underskrivere"
   
   
   
2. 
3. Tryk på "navn" feltet og begynd at skrive noget fra personens navn
4. Vælg den rigtige modtager fra listen.