Slik bruker du Addo Merge

Hvis du har fulgt veiledningen for hvordan du bygger dit utskriftsflettingsdokument og datakilde, vil denne veiledningen vise deg hvordan du gjør en masseutsendelse i Addo.

Mail Merge-funksjon i Addo
Har du forberedt malen og filene dine for å slås sammen?
Send dokumentene dine for signatur med Addo Merge
Send dokumentene dine uten å kreve signatur med Addo Merge
Massesending av dokumenter uten flettefelt

Har du forberedt malen og filene dine for å slås sammen?

Avhengig av hvilken type mal du velger å bruke, vil disse sette rammene for for eksempel signaturmetoden, e-postvarslingen og hvor du mottar signeringsdokumentene.

• Veiledning for å lage en signeringsmal (Hvis mottakeren må signere)
• Veiledning for å lage en sikker filoverføringsmal (Hvis mottakeren bare trenger å motta filen)

Merk at når du gjør en Addo Merge, er eventuelle faste signaturer eller valg av kvittering på signeringsmalen ekskludert. Alle signaturer eller valg må vises i flettefilen som lastes opp, da forhåndsdefinerte felt overskriver malen.

I Addo kreves to dokumenter for å bruke Addo Merge:

• Utskriftsflettingsdokument i Microsoft Word, som kan være med eller uten flettefelt.
• Datakilde i Microsoft Excel, som inneholder informasjonen som skal slås sammen eller forhåndsdefinerte felt som lar deg utføre en masseutsendelse i Addo Merge.

Hvis du har disse filene klare, kan du sende dokumentene dine til mottakerne, hvor Excel- og Word-filen automatisk blir generert til en PDF-fil.

Send dokumentene dine for signatur med Addo Merge

Hvis du har filene klare, følg denne veiledningen for å sende dokumentene dine i bulk.

1. Velg "Signeringsmal" or "Sikker filoverføring mal" for å bestemme hvilken type massesending du vil gjøre.
   
   
2. Velg Mal for å hente informasjon fra malen som er definert i flettefilen.
   
   
3. Klikk på "Last opp MS Word dokument for bruk for utskriftsfletting".
   
   
4. Klikk på "Last opp datasett (CSV format)".

Når flettedokumentet og flettefilen er lastet opp, skal de nå kobles sammen i Addo.

1. Klikk på "Valider"
   
   
2. Sjekk statusmeldingen om alle felt er slått sammen på riktig måte. Her vil du bli informert om det oppstår utfordringer i en spesifikk kolonne i flettefilen din.
   
   
3. Klikk på "Forhåndsvis" for å se Word-dokumentet.
   
   
4. Klikk på "Send" for å foreta en massesending med informasjonen din fra flettefilen.

Skulle det oppstå en feil i trinn 2, kan det skyldes feil i flettefilen vedrørende spesialtegn/ÆØÅ. Vi anbefaler derfor at du leser artikkelen om UTF-8-format.

Send dokumentene dine uten å kreve signatur med Addo Merge

Ved å bruke malen for sikker filoverføring kan du sende dokumenter som ikke krever signatur til et stort antall personer samtidig. Med Secure File Transfer kan du trygt sende dokumentene dine over en kryptert TLS-tilkobling, og hvis du har kjøpt e-Boks-integrasjonen, kan du sende en masse direkte til e-Boks.

I tillegg laster du ganske enkelt opp Word-filen og flettefilen din med Addos forhåndsdefinerte felt og kontaktinformasjon til mottakerne.

Massesending av dokumenter uten flettefelt

Hvis du vil at Word-dokumentet ditt skal ha identisk layout, formatering, tekst og bilder uten personlig informasjon, kan du bruke Addo Merge uten flettefelt.

Det krever at du klikker på "Nedlasting CSV mal" under bokstavflettingsfunksjonen og legger inn Addos forhåndsdefinerte felt, som signing identifier, document name, recipient name, reference number, sequence number, send receipt og om mottaker skal varsles via. mail, ssn eller phone.

Hvis du fortsatt er i tvil om hva som menes med strukturen til CSV-malen, anbefales det at du leser artikkelen: Oppbygning av utskriftsflettingsdokument og datakilde

Hvis du har gjort dette, kan du sende dokumenter i bulk til mottakerne uten flettefelt.