Hvis du allerede har dit flettedokument og flettefil klar - kan Addo Merge sende dokumenterne afsted til dine modtagere.
Hvis du har fulgt guiden om, hvordan du opbygger dit flettedokument og din flettefil, viser denne vejledning dig, hvordan du foretager en masseudsendelse i Addo.
Mail Merge i Addo
Har du forberedt din skabelon og filer der skal flettes?
Send dine dokumenter afsted til underskrift med Addo Merge
Send dine dokumenter afsted uden indhentning af underskrift med Addo Merge
Masseudsendelse af dokumenter uden flettefelter
Har du forberedt din skabelon og filer der skal flettes?
Alt efter hvilken type skabelon du vælger at benytte, sætter disse rammerne for eksempelvis underskriftsmetoden, mail meddelelsen og hvor du modtager de underskrevende dokumenter.
- Guide til oprettelse af et udsendelsesskabelon (Hvis modtageren skal underskrive)
- Guide til oprettelse af en sikker filoverførselsskabelon (Hvis modtageren blot skal modtage filen)
Bemærk, når du foretager Addo Merge udelades eventuelt faste underskrivere eller valg af kvittering på udsendelsesskabelonen. Alle underskrivere eller valg af indstillingerne skal fremgå i flettefilen der uploades, da prædefinerede felter overskriver skabelonen.
I Addo er det nødvendigt med to dokumenter for at bruge Addo Merge:
- Flettedokument i Microsoft Word, som kan være med eller uden flettefelter.
- Flettefil i Microsoft Excel, som indholder de oplysninger, der skal flettes eller prædefinerede felter som sikrer at du kan foretage en masseudsendelse i Mail Merge.
Hvis du har disse filer på plads, er du klar til at sende dine dokumenter til dine modtagere, hvor Excel- og Word-filen automatisk bliver genereret til en PDF-fil.
Send dine dokumenter afsted til underskrift med Addo Merge
Hvis du har dine filer klar, skal du følge denne guide for at masseudsende dine dokumenter.
- Vælg "Udsendelsesskabelon" eller "Sikker filoverførsel skabelon" for at bestemme, hvilken type masseudsendelse du vil foretage.
- Vælg skabelon til at indhente oplysninger fra den skabelon, der er defineret i flettefilen.
- Klik på "Upload det ønskede word-dokument".
- Klik på "Upload flettefil (CSV format)".
Når flettedokument og flettefil er uploaded, skal de nu forbindes i Addo.
- Klik på "Valider"
- Kontroller din statusbesked, hvorvidt alle felter er flettet korrekt. Her vil du blive oplyst om, hvis der opstår udfordringer i en specifik kolonne i din flettefil.
- Klik på "Eksempel" for at få et preview af dit word-dokument.
- Klik på "Send" for at foretage en masseudsendelse med dine informationer fra flettefilen.
Skulle der opstå fejl i trin 2 kan det skyldes fejl i flettefilen vedrørende specialtegn/ÆØÅ. Vi anbefaler derfor, at du læser artiklen omkring UTF-8 format.
Send dine dokumenter afsted uden indhentning af underskrift med Addo Merge
Ved at bruge Sikker filoverførsel skabelon kan du sende dokumenter, der ikke kræver en underskrift, til et stort antal personer på én gang. Med sikker filoverførsel kan du sikkert sende dine dokumenter via en krypteret TLS-forbindelse og hvis du har købt e-Boks integrationen, kan du lave en masseforsendelse direkte til e-Boks.
Herudover skal du blot uploade din word-fil og din flettefil med Addos prædefinerede felter og kontaktoplysninger på dine modtagere.
Masseudsendelse af dokumenter uden flettefelter
Hvis dit word dokument skal have identifisk layout, formatering, tekst og billeder uden personlige oplysninger, kan du benytte Addo Merge uden flettefelter.
Det kræver at du under brev-flet funktionen klikker "Download CSV-skabelon" og indtaster Addo's prædefinerede felter, såsom signing identifier, document name, recipient name, reference number, sequence number, send receipt og hvorvidt modtageren skal notificeres via. mail, ssn eller phone.
Såfremt du fortsat er i tvivl om hvad der menes med opbygningen af CSV-skabelonen anbefales det at du læser artiklen: Opbygning af flettefelter i en .csv-fil.
Hvis du har dette på plads, kan du sende dokumenter i massevis til dine modtagere uden flettefelter.