Om du redan har ditt kopplingsdokument och ditt dataset klara kan Addo Merge skicka dokumenten till dina mottagare.
Om du har följt guiden om hur du skapar ditt kopplingsdokument och dataset visar den här guiden hur du gör ett massutskick i Addo.
Mail Merge-funktion i Addo
Har du förberett din mall och de filer som ska slås samman?
Skicka dina dokument för underskrift med Addo Merge
Skicka dina dokument utan krav på underskrift med Addo Merge
Massutskick av dokument utan kopplingsfält
Har du förberett din mall och de filer som ska slås samman?
Beroende på vilken typ av mall du väljer att använda kommer dessa att sätta ramarna för till exempel signeringsmetoden, e-postmeddelandet och var du får de signerade dokumenten.
- Guide för att skapa en signeringsmall (Om mottagaren måste skriva under)
- Guide för att skapa en mall för säker filöverföring (Om mottagaren bara behöver ta emot filen)
Observera att när du gör en Addo Merge utesluts eventuella fasta undertecknare eller val av kvittering på signeringsmallen. Alla undertecknare eller val måste visas i det dataset som laddas upp, eftersom fördefinierade fält överskriver mallen.
I Addo krävs två dokument för att använda Addo Merge:
- Kopplingsfält i Microsoft Word, som kan vara med eller utan sammanfogningsfält.
- Dataset i Microsoft Excel, som innehåller den information som ska sammanfogas eller fördefinierade fält som gör att du kan utföra ett massutskick i Addo Merge.
Om du har dessa filer klara kan du skicka dina dokument till dina mottagare, där Excel- och Word-filen automatiskt genereras till en PDF-fil.
Skicka dina dokument för underskrift med Addo Merge
Om du har filerna klara kan du följa den här guiden för att skicka dina dokument i ett massutskick.
- Välj "Underskriftsmall" eller "Sikker filöverföringsmall" för att bestämma vilken typ av massutskick du vill göra.
- Välj Mall för att hämta information från den mall som definierats i datasettet.
- Klicka på "Ladda upp MS Word-dokument för att använda til kopplad utskrift".
- Klicka på "Ladda upp CSV-fil som innehåller kopplade data".
När kopplingsdokument och dataset har laddats upp, ska de nu kopplas samman i Addo.
- Klicka på "Validera".
- Kontrollera i statusmeddelandet om alla fält har sammanfogats korrekt. Här får du information om det finns problem i en viss kolumn i din dataset.
- Klicka förhandsgranskning för att förhandsgranska ditt worddokument.
- Klicka på "Skicka" för att göra en massutskick med din information från datasettet.
Om ett fel uppstår i steg 2 kan det bero på ett fel i sammanslagningsfilen när det gäller specialtecken/ÅÄÖ. Vi rekommenderar därför att du läser artikeln om UTF-8-format.
Skicka dina dokument utan krav på underskrift med Addo Merge
Genom att använda mallen för säker filöverföring kan du skicka dokument som inte kräver underskrift till ett stort antal personer samtidigt. Med säker filöverföring kan du säkert skicka dina dokument via en krypterad TLS-anslutning och om du har köpt e-Boks integrationen kan du göra en massöverföring direkt till e-Boks.
Dessutom laddar du bara upp din word-fil och dit dataset med Addos fördefinierade fält och mottagarnas kontaktinformation.
Massutskick av dokument utan kopplingsfält
Om du vill att ditt Word-dokument ska ha identisk layout, formatering, text och bilder utan personlig information kan du använda Addo Merge utan kopplingsfält.
Det kräver att du klickar på "Ladda ner CSV-mall" under brevfusionen och anger Addos fördefinierade fält, t.ex. signing identifier, document name, recipient name, reference number, sequence number, send receipt och om mottagaren ska meddelas via e-post, ssn eller telefon.
Om du fortfarande är osäker på vad som menas med CSV-mallens struktur rekommenderas att du läser artikeln: Bygga data set i en .csv-fil.
Om du har gjort detta kan du skicka dokument i bulk till dina mottagare utan kopplingsfält.