Mallar bestämmer hur alla regler i en försändelse/transaktion fungerar och de används när du skickar en ny signatur, en säker filöverföring, en Addo Form och för Addo Merge (kopplad utskrift).
I den här artikeln diskuterar vi vad en mall är, vilka olika typer av mallar det finns och vem som kan skapa en mall.
Några av de parametrar som fastställs i en mall är bl.a. hur personerna ska underteckna, vilken ordalydelse mottagarna får när de begär en underskrift, vilken underskriftsmetod som ska användas, var dokumenten distribueras efter undertecknandet och om vissa mottagare endast ska underteckna vissa dokument och vissa andra ska underteckna andra dokument. De kan också, beroende på vilken grupp de ingår i, definiera vem som kan se vad som har skickats. Mallarna kan därför standardisera processerna, men också anpassa ordalydelsen och processerna till den enskilda arbetsuppgiften.
En mall måste användas när du skickar en ny signatur, en säker filöverföring, ett Addo Formulär och för Addo Merge (sammanslagning/massutskick), men det är möjligt att ändra mallen för varje enskilt utskick/transaktion. En mall kan bidra till att göra sändningen av en transaktion effektivare och enklare, men det är fortfarande möjligt att anpassa mallen för varje transaktion.
I den här artikeln diskuterar vi de olika typerna av mallar och när de ska användas, vem som kan skapa mallar, hur du väljer en mall när du skickar den och hur du redigerar, raderar, kopierar och flyttar mallar.
Vad är möjligt att bestämma i mallinställningarna?
Malltyper
Skapa mallar och grupper
Välj mall vid utskick
Redigera, duplicera, ta bort och flytta mallar
Vad är möjligt att bestämma i mallinställningarna?
Följande inställningar kan fastställas i mallinställningarna:
- Grundläggande inställningar för autentisering och signaturmetoder
- Standardspråk i e-post och textmeddelanden
- Meddelandenas ordalydelse (både inbjudan att underteckna och meddelanden om tidsfrister och påminnelser)
- Enkla frågor (läs mer här)
- Kvittensmeddelande
- Enkel eller avancerat signeringsflöde
- Undertecknare
- Mottagare av kopia
- Avsändarens utskicksmetoder
Malltyper
Det finns tre olika typer av mallar: mallar för dokumentunderskrifter, mallar för säker filöverföring och mallar för signering av Addo Forms, som alla täcker olika behov.
- Om ett dokument ska skickas för underskrift eller om det behövs ett massutskick för att få signaturer från flera personer, används en mall för dokumentunderskrift
- Om ett dokument ska skickas via säker filöverföring till en eller flera personer, eller om ett massutskick ska göras med kopplad utskrift som inte behövs undertecknas, används en mall för säker filöverföring
- Om ett digitalt formulär ska skickas med Addo Forms och undertecknas, används en mall för underskrift av Addo Forms.
När du går in i mallinställningarna hamnar du automatiskt på mallarna för dokumentunderskrift och måste därför aktivt gå in i någon av de andra kategorierna för att lägga till, ändra eller ta bort mallar av rätt typ.
Mallar för Addo Merge (kopplad utskrift): När du gör ett massutskick med kopplad utskrift kan du välja att skicka det med en mall för signering av dokument eller med en mall för säker filöverföring. Valet beror på om mottagaren behöver underteckna dokumenten eller inte. Du kan läsa mer om massutskick med Addo Merge här.
Skapa mallar och grupper
Det är endast möjligt för administratörer och gruppadministratörer att skapa nya mallar, men alla kan använda mallar som tillhör deras grupp och mallar i gruppen Default. En administratör kan skapa mallar som är tillgängliga för alla och i alla grupper, medan en gruppadministratör endast kan skapa mallar för sin egen grupp.
Den grupp som mallen skapas i avgör vem som har tillgång till mallen. En person kan vara medlem i flera grupper och på så sätt få tillgång till mallarna i alla de grupper som personen är medlem i. Läs mer om grupper, användare och rättigheter här.
- Här är ett exempel med fyra olika grupper (Default, HR, Salg och KYC). Default-gruppen är tillgänglig för alla.
Du kan läsa mer om hur du ställer in olika typer av mallar här:
- Skapa Mallar för dokumentsigneringer
- Skapa Mallar för säker filöverföring
- Skapa Mallar för underskrift av Addo Forms
Välj mall vid utskick
När du vill skicka ett dokument till en mottagare kan du välja en mall som är anpassad till den grupp du tillhör eller den process som ska utföras. Alla utskick skickas från en mall och det är därför viktigt att du först väljer en mall innan du gör något annat i samband med ett utskick. Bilden nedan visar hur det ser ut när du väljer en mall när du skickar. Som du kan se på bilden är mallarna indelade i grupper (Default, HR osv.). Detta bestäms av den grupp i vilken mallen skapas.
När en försändelse/transaktion ska skickas väljs mallen i den orangefärgade rutan högst upp på sidan "Skicka":
- När du är på hemsidan för Addo Sign hittar du högst upp en orangefärgad ruta som heter "Mall".
- Klicka på rullgardinsmenyn för att välja din anpassade mall
Redigera, duplicera, ta bort och flytta mallar
Alla befintliga mallar kan naturligtvis också redigeras, dupliceras, tas bort och flyttas till andra grupper. Detta kan göras med hjälp av den blå funktionsrutan till höger under "Åtgärder".
- Tryck på åtgärdssymbolen baserat på mallen du vill göra ändringar i.
- Tryck på den åtgärd du vill vidta:
Flytta: Flyttar mallen till en annan grupp.
Döp om: Du kan byta namn på mallen
Duplicera: Möjligheten att göra en kopia av mallen och dess regler
Radera: Tar bort transaktionen.