Maler bestemmer hvordan alle regler i en forsendelse/transaksjon fungerer, og de skal brukes når man sender en ny underskrift, en sikker filoverføring, en Addo Form og til Addo Merge (brevfletting/masseutsendelse).
I denne artikkelen vil vi blant annet gjennomgå hva en mal er, de forskjellige maltypene og hvem som kan opprette en mal. Hva er en mal?
Noen av de parameterne som bestemmes av en mal er blant annet hvordan personene skal signere, hvilken ordlyd mottakerne får ved anmodning om signering, hvilken signeringsmetode som skal benyttes, hvor dokumentene distribueres etter signering, og om noen mottakere kun skal signere enkelte dokumenter mens andre skal signere andre dokumenter. De kan også definere, avhengig av hvilken gruppe de er opprettet i, hvem som kan se hva som er sendt ut. Malene kan derfor standardisere prosesser, men også målrette ordlyd og prosesser i forhold til den enkelte arbeidsoppgave.
Det skal brukes en mal når man sender en ny underskrift, en sikker filoverføring, en Addo Form og til Addo Merge (brevfletting/masseutsendelse), men det er mulig å endre i malen for hver enkelt forsendelse/transaksjon. En mal kan hjelpe med å gjøre utsendelsen av en transaksjon mer effektiv og enkel, men det er fortsatt mulig å tilpasse malen til den enkelte transaksjon.
I denne artikkelen vil det bli gjennomgått hvilke forskjellige maltyper som finnes og når disse skal brukes, hvem som kan opprette maler, hvordan en mal velges ved utsendelse, og hvordan man redigerer, sletter, dupliserer og flytter maler.
Hva er mulig å bestemme i malinnstillingene?
Maltyper
Oprettelse av maler og grupper
Velg mal ved forsendelse
Redigering, duplisering, sletting og flytting av maler
Hva er mulig å bestemme i malinnstillingene?
De innstillingene som blant annet kan bestemmes i malinnstillingene er:
- Grunnleggende innstillinger for identifikasjons- og signeringsmetode
- Standardspråket i e-poster og SMS-meldinger
- Ordlyden i meldingene (både invitasjon til signering og til frist- og påminnelsesmeldinger)
- Enkle spørsmål (les mer her)
- Kvitteringstekst
- Enkelt eller avansert signeringsflyt
- Underskrivere
- Mottakere av kopi
- Avsenders distribusjonsmetode
Maltyper
Det finnes tre forskjellige maltyper: mal for dokumentsigneringer, maler for sikker filoverføring og maler for signering av Addo Forms, som alle dekker ulike behov.
- Hvis et dokument skal sendes til signering, eller det skal lages en masseutsendelse med brevfletting for å innhente signaturer fra flere personer, benyttes en mal for dokumentsignering.
- Hvis et dokument skal sendes med en sikker filoverføring til en eller flere personer, eller det skal lages en masseutsendelse med brevfletting som ikke skal signeres, benyttes en mal for sikker filoverføring.
- Hvis en digital formular skal sendes med Addo Forms og signeres, benyttes en mal for signering av Addo Forms.
Når man går inn i malinnstillingene, vil man automatisk lande på malene for dokumentsignering, og må dermed aktivt gå inn i en av de andre kategoriene for å legge til, endre eller slette maler av riktig type.
Maler for Addo Merge (brevfletting): Når man lager en masseutsendelse med brevfletting kan man enten velge å sende det med en mal for dokumentsignering eller med en mal for sikker filoverføring. Valget avhenger av om mottakeren skal signere dokumentene eller ikke. Du kan lese mer om masseutsendelse med Addo Merge her.
Opprettelse av maler og grupper
Det er kun mulig for administratorer og gruppeadministratorer å opprette nye maler, men det er mulig for alle å bruke maler som tilhører deres gruppe samt maler i Default-gruppen. En administrator kan opprette maler som er tilgjengelige for alle og i alle grupper, mens en gruppeadministrator kun kan opprette maler til sin egen gruppe.
Gruppen som malen er opprettet i bestemmer hvem som har tilgang til malen. En person kan være medlem av flere grupper og dermed ha tilgang til malene i alle gruppene personen er medlem av. Les mer om grupper, brukere og rettigheter her.
- Her er et eksempel med fire forskjellige grupper (Default, HR, Salg og KYC). Default-gruppen har alle som nevnt tilgang til.
Du kan lese mer om hvordan du oppretter de forskjellige typene maler her:
- Opprettelse av maler for dokumentsigneringer
- Opprettelse av maler for sikker filoverføring
- Opprettelse av maler for signering av Addo Forms
Velg mal ved forsendelse
Når du skal sende et dokument til en mottaker, er det mulig å velge en mal som henvender seg til den gruppen du er en del av eller den prosessen som skal utføres. Alle forsendelser sendes ut fra en mal, og det er derfor viktig at du først og fremst velger en mal før du foretar deg noe annet i forhold til en utsendelse. På bildet nedenfor kan du se hvordan det ser ut når man skal velge en mal ved forsendelse. Som det kan sees på bildet, er malene delt inn i grupper (Default, HR osv.). Dette bestemmes av hvilken gruppe malen er opprettet i.
Når en forsendelse/transaksjon skal sendes, velges malen i den oransje boksen øverst på 'Send'-siden:
- Trykk for å velge mal
- Velg den ønskede malen
Redigering, duplisering, sletting og flytting av maler
Alle eksisterende maler kan selvfølgelig også redigeres, dupliseres, slettes og flyttes til andre grupper. Dette kan gjøres ved hjelp av den blå funksjonsboksen til høyre under "handlinger"
- Trykk på handlingssymbolet ved siden av den malen du vil foreta endringer på.
- Trykk på den handlingen du ønsker utført:
Flytt: Flytter malen til en annen gruppe.
Omdøp: Du kan endre navnet på malen.
Dupliser: Muligheten for å lage en kopi av malen og dens regler.
Slett: Sletter malen.