Addo Merge är en inbyggd funktion för kopplad utskrift av e-postmeddelanden som gör det enkelt, lätt och snabbt att skicka dokument till många olika mottagare.
Med Addo Merge kan du skicka ett massutskick med några få klick och skicka samma dokument till flera olika mottagare. I den här artikeln går vi igenom vad kopplad utskrift är, hur det fungerar i praktiken och hur du kan göra ett massutskick med Addo Merge.
Kopplad utskrift
Vad är kopplad utskrift?
Hur fungerar kopplad utskrift i praktiken?
Fördelar med kopplad utskrift
Hur man använder kopplad utskrift i Addo Sign
Massutskick som säker filöverföring
Massutskick av dokument till e-Boks
Vad är kopplad utskrift?
Med kopplad utskrift kan du länka t.ex. ett brev till en datakälla som innehåller information om mottagarens namn, adress och andra fördefinierade och stödda uppgifter. Ett exempel kan vara ett personligt brev med lönejusteringar eller ett meddelande till alla företagets anställda.
Med funktionen Addo Merge kan du skicka ett eller flera dokument till många mottagare och redigera texten i dokumentet. Det innebär att du kan spara oceaner av tid som annars skulle gå åt till att redigera word-dokument, konvertera till PDF-filer eller skicka ut på traditionellt sätt. Om du skriver till Per, Pia och Pernilla byter du bara namn på varje rad efter deras namn och det meddelande du vill att de ska få. Det är effektivt och enkelt när du väl kommit igång.
Ett exempel på en kopplad utskrift visas nedan. Två dokument behövs för att skapa en kopplad utskrift: ett Word-dokument med kopplingsfält och en fil med de uppgifter som ska slås samman i Word-filen. Detta kommer att förklaras i följande avsnitt.
Hur fungerar kopplad utskrift i praktiken?
Kopplad utskrift är ett sätt att ta information från en CSV-fil och klistra in den i ett Word-dokument för att skapa flera dokument samtidigt. För att sammanfoga dokumenten behövs två filer. CSV-filen innehåller information som namn, adress, postnummer och e-post, medan word-filen infogar nödvändig information (namn, postnummer etc.) som matchar informationen i CSV-filen för att skräddarsy dokumentet för varje mottagare.
Fördelar med kopplad utskrift
- Skapa ett enda brev eller meddelande och skicka det till flera mottagare
- Spara tid genom att använda ett dokument för flera kopplade utskrifter
- Gör korrigeringar i ett enda brev
- Utför andra arbeten samtidigt, eftersom den kopplade utskriften gör det möjligt att välja mottagare av meddelandet och samtidigt generera personliga meddelanden för varje mottagare
- Skicka dokument till många mottagare utan att få en underskrift via Säker filöverföring
Hur man använder kopplad utskrift i Addo Sign
Addo Merge är en funktion som är inbyggd i Addo för att göra en massutskick. Allt som krävs är ett dataset (CSV-fil)och ett tillhörande Word-dokument med kopplingsfält. Om du vill veta mer om hur postsammanställningen fungerar i Microsoft Word rekommenderar vi att du läser följande artikel: Uppbyggnad av kopplingsdokument och dataset
Så snart både kopplingsdokument och dataset är länkade måste filerna valideras i Addo för att se om fälten är korrekt länkade. Därefter är kopplingsdokumentet redo att skickas till mottagarna.
Malltypen kan antingen vara en "Underskriftsmall", som kräver att mottagarna signerar, eller så är det möjligt att göra ett massutskick med en "Säker filöverföring", som gör att mottagarna kan ta emot dokumenten via en krypterad TLS-anslutning.
Det är också möjligt att använda ett Word-dokument utan sammanslagningsfält om det är ett standarddokument som inte behöver anpassas. Detta kan vara användbart om det finns många undertecknare.
Massutskick som säker filöverföring
Du kan använda kopplar utskrift för att skicka stora mängder säkra filöverföringar. Det fungerar på samma sätt som att skicka enskilda dokument via säker filöverföring, men genom att använda mailsammanställning kan du skicka till många personer samtidigt.
Massutskick av dokument till e-Boks
Med Addo Sign är det också möjligt att skicka dokument direkt till personers e-Boks med hjälp av ett worddokument och en flettefil. På så sätt kan du alltså varna för förändringar i din organisation som kan påverka många anställda eller om det finns andra uppgifter som kräver att flera personer ska få ett viktigt meddelande inom samma tidsperiod. Om du behöver göra ett massutskick till e-Boks måste du uppsatt en integration till e-Boks och kontakta vår support.