Addo Merge er en indbygget brevfletfunktion som gør det simpelt, nemt og hurtigt at afsende dokumenter til mange forskellige modtagere.
Med Addo Merge kan du foretage en masseudsendelse med få klik og sende de samme dokumenter til flere forskellige modtagere. I denne artikel vil der blive gennemgået hvad brevflet er, hvordan det fungerer i praksis og hvordan du kan lave en masseudsendelse med Addo Merge.
Brevfletning
Hvad er brevflet?
Hvordan fungerer brevflet i praksis?
Fordele ved brevfletning
Hvordan bruges brevflet i Addo Sign
Masseudsendelse som sikker filoverførsel
Masseudsendelse af dokumenter til e-Boks
Hvad er brevflet?
Brevflet gør det muligt at forbinde eksempelvis et brev med en datakilde, der indeholder oplysninger om modtagerens navn, adresse og andre foruddefinerede og understøttede data. Et eksempel herpå kunne være et personligt brev med lønreguleringer eller en meddelelse til alle virksomhedens ansatte.
Med Addo Merge brevflet-funktion får du mulighed for at sende et eller flere dokumenter til mange modtagere og redigere ordlyden af dokumentet. Det betyder, at du vil kunne spare oceaner af tid, som ellers ville blive brugt på at redigere word-dokumenter, konvertere til PDF-filer eller sende ud på traditionel vis. Hvis du skriver til Per, Pia og Pernille, skal du blot omdøbe hver række efter deres navn og den besked, du ønsker, at de skal modtage. Det er effektivt og enkelt, når først du er kommet i gang.
Et eksempel på brevflet kan ses nedenfor. Der skal bruges to dokumenter til at lave brevflet: et Word dokument med flettefelter og en fil med dataen, som skal flettes ind i word-filen. Dette vil blive forklaret i det efterfølgende afsnit.
Hvordan fungerer brevflet i praksis?
Brevflet er en måde at tage informationer fra en CSV-fil og indsætte dem i et word-dokument for at oprette flere dokumenter på én gang. For at flette dokumenterne er det nødvendigt med to filer. CSV-filen indeholder information såsom navn, adresse, postnummer og e-mail, hvorimod der i word-filen indsættes de nødvendige informationer (navn, postnummer etc.), som matcher informationen i CSV-filen, for at skræddersy dokumentet til hver enkelt modtager.
Fordele ved Addo Merge
- Opret kun et enkelt brev eller en enkelt besked og send dem til flere modtagere
- Spar tid, da du kan bruge ét dokument til flere brevfletninger
- Foretag rettelser på kun ét brev
- Udføre andet arbejde på samme tid, da du med brevflet kan vælge modtagerne af meddelelsen, mens den genererer personlige meddelelser til hver enkelt modtager
- Send dokumenter afsted til mange modtagere, uden indhentning af underskrift via. Sikker filoverførsel
Hvordan bruges Addo Merge?
Addo Merge er en funktion som er indbygget i Addo til at foretage en masseudsendelse. Alt det kræver er en flettefil og et tilhørende Word-dokument med flettefelter. Hvis du ønsker at lære mere om hvordan opsætningen af brevflet fungerer i Microsoft Word, anbefaler vi at læse følgende artikel: Opbygning af flettedokument og flettefil
Ligeså snart at både flettedokument og flettefil er forbundet, skal filerne valideres i Addo for at se om felterne er korrekt forbundet. Herefter er flettedokumentet klar til at blive sendt afsted til modtagerne.
Skabelontypen kan enten være en "Udsendelsesskabelon", hvilket kræver at modtagerne signerer, eller også er det muligt at foretage en masseudsendelse med en "Sikker filoverførsel", hvilket gør at modtagerne får dokumenterne tilsendt via. en krypteret TLS-forbindelse.
Bemærk, at det også er muligt at benytte et Word-dokument uden flettefelter, hvis der er tale om et standarddokument, der ikke behøver at blive personificeret. Dette kan være brugbart, hvis der er tale om mange underskrivere.
Masseudsendelse som sikker filoverførsel
Du kan bruge Addo Merge til at masseudsende sikre filoverførsler. Det fungerer på samme måde måde som når man sender enkelte dokumenter afsted via sikker filoverførsel, men ved at bruge Addo Merge, kan man sende afsted til mange samtidigt.
Masseudsendelse af dokumenter til e-Boks
Med Addo Merge er det også muligt at sende dokumenter direkte til personers e-Boks, ved hjælp af et Word-dokument og en flettefil. På denne måde vil du derfor kunne varsle ændringer i jeres organisation, som kan påvirke mange medarbejdere eller hvis der er andre opgaver som kræver, at flere personer får en vigtig besked indenfor samme tidsrum. Har du behov for at masseudsende dokumenter til e-Boks, skal du have opsat en integration til e-Boks samt kontakte vores support.