Med brevfletting kan du utføre masseutsendelse med noen få klikk og sende de samme dokumentene personlig til flere ulike mottakere.
Du trenger to filer for å slå sammen dokumenter og Addo Sign gjør resten. Dokumenten kan enten sendes til personlig eller skickas uten sammenslagningsfält. Det er også mulig å sende dokument som sikker filoverføring, hvor undertegner ikke trenger under.
Utskriftsfletting
Hva er utskriftsfletting?
Hvordan fungerer brevfletting i praksis?
Fordeler med brevfletting
Slik bruker du utskriftsfletting i Addo Sign
Massesending som sikker filoverføring
Massesending av dokumenter til e-Boks
Hva er utskriftsfletting?
Utskriftsfletting lar deg koble for eksempel et brev til en datakilde som inneholder informasjon om mottakerens navn, adresse og andre forhåndsdefinerte og støttede data. Et eksempel kan være et personlig brev med lønnsjusteringer eller en melding til alle bedriftens ansatte. Addos utskriftsflettingsfunksjon lar deg sende ett eller flere dokumenter til mange mottakere og redigere ordlyden i dokumentet som mottakerne skal motta. Dette betyr at du vil kunne spare hav av tid som ellers ville blitt brukt til å redigere word-dokumenter, konvertere til PDF-filer eller sende ut på tradisjonell måte. Hvis du skriver til Per, Pia og Pernille, endre navn på hver rad i henhold til navnet og meldingen du vil at de skal motta. Det er effektivt og enkelt når du først kommer i gang.
Hvordan fungerer brevfletting i praksis?
Bokstavfletting er en måte å ta data fra en database som Microsoft Excel og lime dem inn i et Word-dokument for å lage flere dokumenter samtidig. For å slå sammen dokumentene trengs to filer. Excel-filen med sine data lagrer de nødvendige variablene, som navn, adresse, postnummer og e-post, mens Word-filen setter inn variablene som trengs for å skreddersy dokumentet til hver enkelt mottaker.
Hvis du vil lære mer om hvordan oppsettet for utskriftsfletting fungerer i Microsoft Word, anbefaler vi å lese følgende artikkel fra Microsoft om utskriftsflettning.
Fordeler med brevfletting
- Lag et enkelt brev eller en melding og send det til flere mottakere
- Spar tid ved å bruke ett dokument for flere utskriftssammenslåinger.
- Gjør rettelser til kun én bokstav.
- Utfør annet arbeid samtidig, ettersom brevflettingen lar deg velge mottakerne av meldingen, mens du genererer personlige meldinger for hver mottaker.
Hvordan bruke utskriftsflettingen i Addo Sign?
Utskriftsfletting er en funksjon innebygd i Addo Sign for å utføre en masseutsendelse. Alt det krever er en datakilde (.csv-fil) og det tilhørende Word-dokumentet. Når disse er på plass, må begge filene lastes opp i Addo Sign, hvoretter variablene valideres og sendes til mottakerne dine.
Maltypen kan enten være en "Signeringsmal", som krever at mottakerne signerer og ellers er det mulig å gjøre en bulksending med en "Sikker filoverføring", som gjør at mottakerne kan motta dokumentene via. en kryptert TLS-tilkobling.
Vær oppmerksom på at det også er mulig å bruke et orddokument uten sammensetningsfelt om det er et standarddokument som ikke trenger personifiseres. Dette kan være nyttig om det finnes mange undertecknare.
Massesending som sikker filoverføring
Du kan bruke utskriftsfletting til å massesende sikre filoverføringer. Det fungerer på samme måte som å sende enkeltdokumenter via sikker filoverføring, men ved å bruke brevflettingen kan du sende til mange personer samtidig.
Massesending av dokumenter til e-Boks
Med Addo Sign er det også mulig å sende dokumenter direkte til folks e-Boks, ved hjelp av et word-dokument og en flettefil. På denne måten vil du derfor kunne varsle endringer i din organisasjon som kan påvirke mange ansatte eller om det er andre oppgaver som krever at flere personer får en viktig melding innenfor samme tidsrom. Hvis du må sende dokumenter til e-Boks i bulk, må du sette opp en integrasjon til e-Boks og kontakte vår support.