Efter du har läst artikeln om vad Addo Merge är, kommer denna vägledning visa dig hur du förbereder ditt kopplingsdokument och dataset.
Med Addo Merge har du möjlighet för att skicka personliga dokument eller brev med samma formulering i massutskick.
Guide till kopplingsdokument och dataset
Skillnaden på dataset och kopplingsdokument
Uppbyggnad av kopplingsfält i Microsoft Word
Uppbyggnad av dataset i Microsoft Excel
Sammansättning av dataset till kopplingsfält i Microsoft Word
Skillnaden på dataset och kopplingsdokument
För att skapa transaktioner med Addo Merge behöver du två filer: ett word-dokument och en .csv-fil. Word-dokumentet används som kopplingsdokument där informationen från sammanslagningsfilen (csv) hämtas. Det handlar till exempel om mottagarens namn, adress eller liknande.
Uppbyggnad av kopplingsfält i Microsoft Word
Först skapas det word-dokument som ska kopplas med datasetet. I nedanstående bild är firstName, lastName, adressLine1, postCode och cityName skrivits in manuellt bara för att förbereda dokumentet för kopplingsfälten med datasetet senare.
- Ange den information som du vill sammanfoga med datasetet i Word-dokumentet. Exemplet bygger på förnamn, efternamn, adress, postnummer och stad - men i princip kan informationen vara vad som helst. Observera att tecknen {} inte krävs.
- Spara dokumentet så du lätt kan hitta det igen
När du har definierat den önskade informationen i Word-dokumentet går du tillbaka till Addo och trycker på funktionen "Kopplad utskrift". Här hittar du alternativen nedan, som innebär:
- Välj "Underskriftsmall"
- Välj en mall
- Ladda upp ditt Word-dokument
- Klicka "Ladda ner CSV mall"
CSV-mallen är datasetet som ska kopplas till kopplingsdokumentet.
Uppbyggnad av dataset i Microsoft Excel
För att anpassa Word-dokumentet för varje undertecknare förbereder du ditt dataset. Det är denna fil som definierar vilken information som ska läggas in i kopplingsfält i Word-dokumentet. Datasetet kommer att illustreras i Excel.
Öppna CSV-mallen som laddades ner i Addo - nu måste du fylla i all relevant information så att Word-dokumentet kan hämta informationen från sammanslagningsfilen.
- Addo genererar automatiskt de fält via mallen som är markerade i orange, som definierar den information som behövs för att skicka dokumenten via systemet. Infoga nödvändig information om mottagarna
- Blått markerat är den information som ska skrivas in manuellt CTRL-C/CTRL-V från kopplingsdokumentet - det vill säga var informationen ska föras in. Fyll i relevant information för att anpassa sammanslagningsdokumentet.
Läs den här artikeln om du vill veta mer om fördefinierade fält i Addo:
Nu behöver datasetet bara sparas och stängas så att Word-filen kan fånga dokumentet. Namnge och spara filtypen CSV (Commadelimited) någonstans där du kan hitta den igen, eftersom vi nu ska bygga en bro mellan Word och Excel.
När du har valt den sökväg du vill spara till får du följande meddelande där du bara behöver klicka på "Ja":
Du kan med fördel ta en paus med denna artikel och följa guiden omkring UTF-8. Detta gör att du kan säkerställa att din .csv fil sparas i rätt format som blir relevant när du senare ska validera datasetet i Addo.
Sammansättning av dataset till kopplingsfält i Microsoft Word
Nu har du sparat ditt dataset och du ska sammanfoga .csv-filen i Excel med brevet i Microsoft Word. För att göra detta måste kopplingsdokumentet öppnas.
- Klicka på fliken "Mailings" som finns i den översta menyn
- Klicka på "Start Mail Merge" och välj "Step-by-step Mail Merge Wizard". Ute i höger sida kommer en steg-för-steg-guide fram
De nästa steg illustreras i ett simpelt flow:
- Välj "Letters" och klicka nästa
- Välj "Use the currekt document" och klicka nästa
- Välj "Use an existing list" och klicka nästa
- Hitta och välj datasetet som skapades tidigare - klicka på "Öppna"
- Härefter kommer fönstret "Mail Merge Recipients" synas och du kommer se den information som du tidigare har kopplat. Klicka på "OK".
- Klicka på "Next: Preview your letters"
- Klicka på "Next: Complete the merge"
- Klicka och stäng fliken Mail Merge
Nu är kopplingsdokumentet och datasetet anslutna.
- Välj den referens som du vill göra variabel och ändra dess information från datasetet
- I översta fliken ska "Insert Merge Field" väljas. Här kommer all information från .csv-filen kunna hittas, så den kan ändra i informationen i kopplingsdokumentet
- Det tidigare {firstName} ersätts nu med firstName merge field och genom att variabeln får "«»" är detta nu ett kopplingsfält.
När fälten är ersatta med kopplingsfält från datasetet ska word-filen bara sparas.
Du kan nu ladda upp kopplingsdokument och dataset. Gå nu tillbaka till Addo i din browser. Här väljer du det nya kopplingsdokument med integrerade kopplingsfält och den nya .csv-filen laddas upp.