Addo Merge
      Tilbake til hjem
      1. twoday products support
      2. Slik bruker du Addo
      3. Addo Merge

      Oppbygning av utskriftsflettingsdokument og datakilde

      Etter du har lest artiklen om, hva Addo Merge er, vil denne veiledningen vise deg, hvordan du forbereder utskriftsflettingsdokument og datakilde.

      Med Addo Merge har du mulighet for å sende personlige dokumenter eller breve med samme beskjed i masseforsendelser.

       

       

      Guide til utskriftsflettingsdokument og datakilde
      Forskellen på utskriftsflettingsdokument og datakilde
      Oppbygning av flettefelter i Microsoft Word
      Oppbygning av datakilde i Microsoft Excel
      Sammensetning av datakilde til flettefelter i Microsoft Word

       

      Forskellen på utskriftsflettingsdokument og datakilde

      For ved opprettelse av transaksjoner med Addo Merge skal du bruke til filer: et ord-dokument og en .csv-fil. Word-dokumentet brukes som et utskriftsflettingsdokument, hvor informasjonen fra datakilden (csv) innhentes. Det indebærer eksempel navn, adresse eller lignende omkring mottaker.

       

      Opbygning af flettefelter i Microsoft Word

      Først opprettes det ord-dokument, som skal flettes med datakilden. Ved nedenstående skjermbilde er firstName, lastName, adressLine1, postCode og cityName manuelt innført blot for at forberede dokumentet, så det senere et klædt på til datakilde med datakilden.

       

       

      1.png

      1. Indtast de informasjoner, som du ønsker at sammenføje med datakilden i dit Word-dokument. Eksemplet er basert på fornavn, etternavn, adresse, postnummer og by - men i prinsippet kan informasjonen være hva som helst. Bemærk, at {}-tegnene ikke er påkrevet.
      2. Gem dokumentet, så du enkelt kan finne det igjen.

       

      Når du har definert den ønskede informasjonen i Word-dokumentet, skal du gå tilbake til Addo og trykke på "Brevflet"-funksjonen. Her vil du møte nedenstående muligheter, der indebærer:

       

      mceclip0.png

       

      1. Velg "Signeringsmal".
      2. Velg en Mal.
      3. Last opp et word-dokument
      4. Klikk på "Nedlasting CSV mal".

      CSV er datakilden som skal flettes med utskriftsflettingsdokument.

       

      Oppbygning av datakilde i Microsoft Excel

      Hvis du vil tilpasse dette Word-dokument til den enkelte underskriver, skal du forberede din datakilde. Det er denne fil, der definerer, opplysninger som skal innsettes i flettefelter i hvilke Word-dokumenter. Flettefilen vil bli illustreret i Excel.


      Åpne CSV der ble lastet ned i Addo - det er nødvendig å utfylle alle relevante opplysninger, så Word-dokumentet kan hente informasjonen fra datakilden.

       

      3.svg

      1. Addo vil automatisk generere de filt via. skapelonen, der er merket med oransje, som definerer de nødvendige opplysninger for å sende dokumenter gjennom systemet. Innsæt de nødvendige opplysninger omkring mottaker.
      2. Markeret med blått er de informasjoner, der manuelt CTRL-C/CTRL-V inn fra utskriftsflettingsdokumentet - det vil si, hvor informasjonen skal innsettes. Fyll relevante informasjoner som personliggøre flettedokumentet.

      Les denne artikkelen for å få utdybet de forhåndsdefinerte filtene i Addo:

       

      Nå skal datakilden blot gemmes og lukkes ned, så vårt ordfil kan innfange dokumentet. Navngiv og gem filtypen i CSV (Commadelimited) et sted, hvor du kan finne den igjen, da vi skal bygge bro mellom Word og excel.

       

      4.png

      Når du har valgt sti, får du følgende melding, hvor du blot skal klikke på "Ja":

      5.svg

      Du kan med fordel ta en pause artiklen her og følge guiden vedrørende UTF-8. Dette sikrer dig, at din .csv fil blir gemt i det korrekte formatet, som blir relevant når du senere skal validere datakilden i Addo.

       

      Sammensetning av datakilde til flettefelter i Microsoft Word

      Nå har du gemt dette datakilde og du skal flette .csv-filen i Excel med brevet i Microsoft Word. For at gjøre dette skal utskriftsflettingsdokumentet åpnes.

       

      6.png

      1. Klikk på fanen "Mailings" som finnes i øverste fane.
      2. Klikk på "Start Mail Merge" og velg "Step-by-Step Mail Merge Wizard". Ute i høyre side dukker en trin-for-trin guide frem.

      Den neste trin er illustrert i en flow:

      7.svg

       

      1. Velg "Letters" og klikk neste.
      2. Velg "Use the current document" og klikk neste.
      3. Velg "Use an existing list" og klikk neste.
      4. Find og velg datakilden som ble opprettet tidligere - klikk på "Åben".
      5. Herefter vil vinduet "Mail Merge Recipients" fremgå og du vil se de informasjoner, som du tidligere har tilknyttet. Klikk på "OK".

       

      8.svg

      1. Klikk på "Next: Preview your letters".
      2. Klikk på "Next: Complete the merge".
      3. Klikk og luk fanen Mail Merge.

      Nu er utskriftsflettingsdokumentet og datakilden forbundet.

      9.png

      1. Markér den referansen, som du ønsker å gjøre variabel og endre dens informasjon fra datakilden
      2. I øverste fane skal du velge "Insert Merge Field". Her vil alle informasjoner fra .csv-filen kunne fremfindes, slik at den kan endres i informasjonen i utskriftsflettingsdokumentet.
      3. Det tidligere {firstName} erstattes med firstName merge field, og ved at variablen får "«»" er dette nu et flettefelt.

      Når felterne er erstattet med flettefelter fra datakilden skal word-filen blot gemmes.

      10.png

       

      Du kan nå laste opp utskriftsflettingsdokument og datakilden. Gå tilbake til Addo i din browser. Hun velger det nye utskriftsflettingsdokumentet med integrerte flettefelter og nye .csv-fil-opplastinger.