Opbygning af flettedokument og flettefil

Efter du har læst artiklen om, hvad Addo Merge er, vil denne vejledning vise dig, hvordan du forbereder dit flettedokument og flettefil.

Med Addo Merge har du mulighed for at sende personlige dokumenter eller breve med den samme ordlyd i masseforsendelser.

 

 

Guide til flettedokument og flettefil
Forskellen på flettefil og flettedokument
Opbygning af flettefelter i Microsoft Word
Opbygning af flettefil i Microsoft Excel
Sammensætning af flettefil til flettefelter i Microsoft Word

 

Forskellen på flettefil og flettedokument

For at oprette transaktioner med Addo Merge skal du bruge to filer: et word-dokument og en .csv-fil. Word-dokumentet bruges som et flettedokument, hvor informationerne fra flettefilen (csv) indhentes. Det indebærer eksempelvis navn, adresse eller lignende omkring modtageren. 

 

Opbygning af flettefelter i Microsoft Word

Først oprettes det word-dokument, som skal flettes med flettefilen. Ved nedenstående skærmbillede er firstName, lastName, adressLine1, postCode og cityName manuelt indtastet blot for at forberede dokumentet, så det senere et klædt på til flettefelter med flettefilen.

 

1. Indtast de informationer, som du ønsker at sammenføje med flettefilen i dit Word-dokument. Eksemplet er baseret på fornavn, efternavn, adresse, postnummer og by - men i princippet kan informationerne være hvad som helst. Bemærk, at {}-tegnene ikke er påkrævet.
2. Gem dokumentet, så du nemt kan finde det igen.

 

Når du har defineret de ønskede informationer i Word-dokumentet, skal du gå tilbage til Addo og trykke på "Brevflet"-funktionen. Her vil du møde nedenstående muligheder, der indebærer:

 

 

1. Vælg "Udesendelsesskabelon"
2. Vælg en skabelon
3. Upload dit word-dokument
4. Klik "Download CSV skabelon".

CSV skabelonen er flettefilen som skal flettes med flettedokumentet.

 

Opbygning af flettefil i Microsoft Excel

Hvis du vil tilpasse dit Word-dokument til den enkelte underskriver, skal du forberede din flettefil. Det er denne fil, der definerer, hvilke oplysninger der skal indsættes i flettefelterne i Word-dokumentet. Flettefilen vil blive illustreret i Excel.

Åbn CSV-skabelonen der blev downloadet i Addo - nu er det nødvendigt at udfylde alle relevante informationer, så Word-dokumentet kan hente oplysningerne fra flettefilen.

 

1. Addo vil automatisk generere de felter via. skabelonen, der er markeret med orange, som definerer de nødvendige oplysninger til at sende dokumenter gennem systemet. Indsæt de nødvendige informationer omkring modtagere
2. Markeret med blåt er de informationer, der manuelt CTRL-C/CTRL-V ind fra flettedokumentet - det vil sige, hvor informationerne skal indsættes. Udfyld relevante informationer som personliggøre flettedokumentet.

Læs denne artikel for at få uddybet de prædefinerede felter i Addo:

• Prædefinerede felter (flettefil)

 

Nu skal flettefilen blot gemmes og lukkes ned, så vores word-fil kan indfange dokumentet. Navngiv og gem filtypen i CSV (Commadelimited) et sted, hvor du kan finde den igen, da vi nu skal bygge bro mellem Word og excel. 

 

Når du har valgt den sti, du vil gemme i, får du følgende meddelelse, hvor du blot skal klikke på "Ja":

Du kan med fordel tage en pause artiklen her og følge guiden vedrørende UTF-8. Dette sikrer dig, at din .csv fil bliver gemt i det korrekte format, som bliver relevant når du senere skal validere flettefilerne i Addo.

 

Sammensætning af flettefil til flettefelter i Microsoft Word

Nu har du gemt dit flettefil og du skal flette .csv-filen i Excel med brevet i Microsoft Word. For at gøre dette skal flettedokumentet åbnes.

 

1. Klik på fanen "Mailings" som findes i øverste tab.
2. Klik på "Start Mail Merge" og vælg "Step-by-Step Mail Merge Wizard". Ude i højre side dukker en trin-for-trin guide frem.

De næste trin er illustreret i et simpelt flow:

 

1. Vælg "Letters" og klik næste.
2. Vælg "Use the current document" og klik næste.
3. Vælg "Use an existing list" og klik næste.
4. Find og vælg flettefilen som blev oprettet tidligere - klik på "Åben".
5. Herefter vil vinduet "Mail Merge Recipients" fremgå og du vil se de informationer, som du tidligere har tilknyttet. Klik på "OK".

 

1. Klik på "Next: Preview your letters".
2. Klik på "Next: Complete the merge".
3. Klik og luk fanen Mail Merge.

Nu er flettedokumentet og flettefilen forbundet.

1. Markér den reference, som du ønsker at gøre variabel og ændre dens informationer fra flettefilen
2. I øverste tab skal nu vælges "Insert Merge Field". Her vil alle informationer fra .csv-filen kunne fremfindes, således den kan ændre i informationerne i flettedokumentet.
3. Det tidligere {firstName} erstattes med firstName merge field, og ved at variablen får "«»" er dette nu et flettefelt.

Når felterne er erstattet med flettefelter fra flettefilen skal word-filen blot gemmes.

 

Du kan nu uploade flettedokument og flettefilen Gå nu tilbage til Addo i din browser. Her vælges det nye flettedokument med integrerede flettefelter og den nye .csv-fil uploades.