Om du får ett felmeddelande när du försöker läsa in nya kontaktet, kan felmeddelandet betyda olika saker.
Antingen finns det dubletter i listan som du försöker läsa in, dubletter mellan de existerande kontakter och den nya lista som du vill läsa in, och som ett tredje element kan det vara något det vara något i formateringen i .CSV filen som inte står rätt (landkoder på telefonnummer, e-mails, överskrifterna (rad 1) eller annat).
Vi kommer i detta avsnitt gå igenom hur du kan felsöka för alla element på en gång, så att du är säker på att kunna läsa in filen till adressboken och därmed uppdatera era kontakter.
Steg 1. Exportera existerande kontakter från adressboken
Steg 2. Läs in nya kontakter i nedladdad adressbok (.CSV filen)
Steg 3. Ta bort dubletter i e-mail och telefonnummer
Steg 4. Kolla att formateringen är korrekt för telefonnummer
Steg 5. Kolla att formateringen är korrekt för e-mail
Steg 6. Ta bort existerande kontakter och läs in den nya listan
Exportera existerande kontakter från adressboken
Första steget i att importera kontakter i er adressbok, om det redan existerar kontakter där, är att exportera de existerande kontakterna från adressboken. När dessa exporteras får du en.CSV fil med de existerande kontakterna, men också med den korrekta överskrift som ska användas till att läsa in nya kontakter.
- Tryck på "Inställningar"
- Välj "Adressbok"
- Ladda ned .CSV mallen genom att trycka på "Exportera kontakter", samt tryck "OK" på den pop-up som kommer fram.
Sätt in de nya kontakterna i .CSV filen
När du har laddad ned .CSV filen, öppnas denna samt det excel-ark där era nya kontakter existerar.
Härnäst kopieras de nya kontakterna över i den nedladdade .CSV fil under de rätta kolonner, så att namn, telefonnummer, e-mail mm. står på rätt ställe.
- Kopiera din data från ditt excel eller .CSV ark med era kontaktuppgifter
- Sätt in dessa kontaktuppgifter korrekt i det nedladdade .CSV arket under Name, Title, Email, Phone och Cvr.
Ta bort dubletter i e-mail och telefonnummer
Nu har du ett uppdaterat .CSV ark, med både era existerande kontakter i Addo Sign samt de nya kontakter du önskar att sätta in.
För att kunna sätta in arket i Addo Sign och därmed uppdatera era kontakter, är det viktigt att dubletter i e-mail och telefonnummer tas bort, då det annars kommer ge fel vid inläsningen.
Borttagningen av dubletter görs i Excel.
Ta bort dubletter i e-mail fältet:
- Markera kolonn A, B, C, D och E
- Tryck på "Remove dublicates"
- Avmarkera alla fält förutom "Email"
- Tryck på "OK"
Ta bort dubletter i telefonnummer-fältet
- Markera kolonn A, B, C, D och E
- Tryck på "Remove dublicates"
- Avmarkera alla fält förutom "Phone"
- Tryck på "OK"
Kolla att formateringen är korrekt för telefonnummer
När kontakter läses in i Addo Sign är de 2 viktigaste fälten telefonnummer resp. e-mail fältet. Dessa ska vara unika, vilket är varför dubletterna tas bort och de ska vara rätta, och varför telefonnummer, e-mails eller landkoder inte är tillåtet.
Det är därför viktigt att se till om följande stämmer in på de telefonnummer som ni har läst in:
- Framgår de med korrekt prefix (landkod):
Exempel: +45, +46, +47 är prefixet i detta sammanhang, vilket är varför telefonnummer ska framgå som följande i excel-arket: +46762559812 - Framgår i korrekt längd och med korrekt antal siffror
Exempel: Svenska telefonnummer ska vara på precis 9 siffror och med landkoden "+46" framför, danska telefonnummer ska vara på precis 8 siffror med landkoden "+45" framför.
Korrekt prefix och formatering:
För att säkerställa att du kan skriva in landkoden, ska telefonnummerfältet göras till ett textfält.
- Välj kolonn D, som innehåller telefonnummer
- Tryck på "Home"
- Välj formaterings-dropdown
- Tryck på "Text"
Du kan nu skriva in formatet med "+" framför.
Till sist ska du kolla om alla telefonnummer är det korrekta antalet siffror.
Kolla om formateringen är korrekt för e-mail
Det är viktigt att alla e-mails som du lägger till i adressboken är av korrekt format.
Ett korrekt format betyder alltså att e-mailen ska innehålla ett unikt namn, ett snabel-a, ett domännamn och en landkod.
- Ett unikt namn består av ett unikt namn som anders.andersson, eller annat som e-mailen du vill skicka till ska innehålla
- Snabel-A uppdelar det unika namnet och den domän som det skickas till, och är nödvändigt i en e-mailadress.
- Domännamn är det domännamn för den e-mail som skickas till. Verksamheter har ofta bara verksamhetsnamnet i domännamnet, eller en förkortning
- Landsuffix består av en punkt och därefter en landkod för det land som domänen representerar
Om det är fel i något av ovanstående eller att e-mailen på något vis inte är korrekt, kommer den avvisas vid inläsningen.
Ta bort existerande kontakter i adressboken och läs in den nya listan
För att läsa in den nu fullt bearbetade kontaktlistan, måste du radera de existerande kontakter i adressboken, då den nya listan annars inte kommer kunna inläsas, pga. dubletter.
Du går därför in i adressboken för att radera existerande kontakter.
- Gå in i inställningar
- Välj "Adressbok"
- Tryck på "Radera alla"
- Tryck "Radera"
När detta är gjort kommer du inte ha några kontakter i eran adressbok, och den nya listan är därför redo att läsas in.
- Tryck på "Importera kontakter"
- Tryck "OK" på pop-uppen
- Välj .CSV filen där du har uppdaterat er nya adresslista
- Tryck på "Open"
Nu är alla era kontakter inlästa i Addo Signs adressbok.
Om den meddelar fel, vänligen gå igenom ovanstående punkter steg för steg.