I denne guiden skal vi vise deg hvordan du kan sende din første digitale signatur med Addo Sign. For å følge denne veiledningen må du ha tilgang til en Addo-kontor og ha et PDF-dokument på datamaskinen du kan teste med.
Fordelene med digitale underskrifter er mange. Du sparer mye tid på å samle inn underskrifter, spesielt hvis flere parter og dokumenter skal signeres. I tillegg kan du effektivisere og automatisere arbeidsprosesser på en enkel og sikker måte.
Nedenfor vil vi ta deg gjennom, steg for steg, hvordan du bruker Addo Sign for å sende ditt første dokument til digital signering. For å sende dokumenter starter vi på forsiden. Herfra kan vi legge til underskrivere, dokumenter, kopimottakere og referansenummer.
Merk! Det er dine maler som setter kravene for utsendelsen. De fleste av disse forhåndsinnstillingene kan endres ved hver nye utsendelse, som vist nedenfor. Du kan lese mer om maler her.
6 steg for å sende dokumentet ditt:
Steg 1: Mal
Steg 2: Signeringsinnstillinger
Steg 3: Legg til underskrivere
Steg 4: Legg til dokumenter
Steg 5: Meldinger
Steg 6: Kopimottakere
Steg 1: Mal
Først må du sette opp maler som skal brukes for å definere arbeidsflyten. Malene finnes øverst på siden, og ved å klikke på dem får du en oversikt over alle tilgjengelige maler. Du kan velge malene på følgende måte:
1. Finn den ønskede malen ved å utvide malmenyen.
2. Klikk på malen du vil bruke for den aktuelle arbeidsflyten.
Se artikkelen Opprett en ny mal for å lære hvordan du oppretter og redigerer maler.
Steg 2: Signeringsinnstillinger
Signeringsinnstillinger relaterer til de øvrige valgmulighetene som er tilgjengelige under underskrivernes navn. Du kan finne funksjonen og velge ulike alternativer på følgende måte:
- Klikk på "Signeringsinnstillinger".
- Legg til ulike funksjoner ved å klikke på dem. De blir markert i blått når de er aktive for den aktuelle transaksjonen.
Jeg må signere dokumentet - Denne funksjonen gjør det mulig å legge til deg selv raskt. Ved å bruke denne funksjonen vil navnet ditt vises som underskriver, og underskriftsmetoden bestemmes av malen.
Dokumentet må signeres i en bestemt rekkefølge - Denne funksjonen gir deg mulighet til å angi rekkefølgen for underskriverne. Transaksjonen vil ikke bli sendt videre til neste person før den forrige har signert.
Signer flere dokumenter samtidig med samme signatur - Denne funksjonen gjør det enkelt for underskriveren å godkjenne alle dokumenter før de signerer. De trenger bare å signere én gang selv om det er flere dokumenter som skal signeres. Vi anbefaler alltid å aktivere denne funksjonen, da den sparer både tid og kreditter.
Referansenummer - Referansenummeret brukes til interne formål og kan derfor være alt fra et navn til et system- eller saksnummer. Formålet er å gi deg en bedre oversikt i transaksjonsoversikten.
Steg 3: Legg til underskrivere
Nedenfor beskrives prosessen med å legge til en underskriver. Du kan legge til så mange underskrivere du ønsker. I Addo Sign er det ingen begrensning på antallet underskrivere, men husk at du betaler for hver underskrift som utføres. Du kan tilpasse underskriftsflyten for hver spesifik mottaker. Signeringsflyten er i utgangspunktet definert av malene valgt i steg 1. Se nedenfor for hvordan du legger til underskrivere:
- Klikk på plusstegnet (+) eller et ønsket sted i boksen.
- Fyll ut navnet på underskriveren.
- Fyll ut tittelen på underskriveren (denne funksjonen er valgfri).
- Fyll ut e-postadressen til underskriveren.
- Velg Notifikasjon. Vi kan sende til alt fra e-post til e-Boks (kun hvis denne integrasjonen er konfigurert).
- Velg Identifikasjon
- Velg Signering.
- Velg om underskriveren skal motta en kvittering etter at transaksjonen er avsluttet. I tillegg må du angi om de skal motta en kopi av det signerte dokumentet.
- Når informasjonen er fylt ut, klikk på Legg til underskriver.
- Etter at underskriveren er lagt til, vil de vises i den blå boksen. For å legge til flere underskrivere, klikk på Legg til underskriver.
I dette trinnet legger du til de dokumentene som skal være en del av sendingen. Dokumenter som skal signeres, må lastes opp eller dras inn i nettleseren. Du kan sende dokumenter med en samlet maksimal størrelse på 100 MB.
1. Last opp eller "dra og slipp" dokumentet i feltet.
Trinn 5: Meldinger
Meldinger til underskriveren er meldinger som du sender til underskriveren i forbindelse med en ny signatur, skjema osv. Disse meldingene kan settes opp i malene og vil gi underskriveren det første inntrykket av selskapet. Bildet nedenfor viser hvor du kan finne disse varslene og gjøre endringer i dem.
-
Endre språk - Du kan få varslene dine oversatt til andre språk ved å klikke på språket. Det vil vise følgende vindu der du kan endre språket:
-
Ved å klikke på Invitasjonsmelding kan du finne den første meldingen som sendes til underskriveren i den første varslingen:
-
I Melding om frist og påminnelse kan du endre meldingene for påminnelsesvarslene. I tillegg kan du endre utløpsdatoen, påminnelsesdatoen og mer:
-
I Kvitteringsmelding kan du endre den endelige meldingen som underskriveren mottar når dokumentene er underskrevet:
Du kan lese mer om de forskjellige meldingene i denne artikkelen.
Trinn 6: Kopimottakere
Til slutt kan du sette opp mottakere av kopi. Mottakere av kopi betraktes som tredjeparter utenfor transaksjonen, som ikke trenger å ta noen aktive handlinger, men som mottar en kopi av det signerte dokumentet når signeringen er fullført. Du finner mottakere av kopi nederst i signeringsflyten. Du kan legge til en mottaker av kopi på følgende måte:
-
Klikk på seksjonen Mottaker av kopi (valgfritt) og deretter på Legg til mottaker av kopi for å legge til mottakere av kopi.
2. Skriv inn Navn og E-post til den respektive tredjepart som skal motta de signerte dokumentene.
3. Klikk deretter på Legg til for å legge dem til som mottakere av kopi.
Mottakeren vil nå vises med sitt navn og e-postadresse i den blå boksen, som vist ovenfor.