Denne artikel vil guide dig til at kunne sende din første digitale signatur med Addo Sign. For at følge denne guide, skal du have adgang til en Addo Sign konto og have et PDF dokument på computeren, som du kan teste med.
Fordelene ved digitale underskrifter er mange. Du sparer meget tid på at indsamle underskrifter, især hvis flere parter og dokumenter skal underskrives. Derudover kan du effektivisere og automatisere arbejdsprocesser, enkelt og sikkert.
Nedenfor vil vi trin for trin gennemgå, hvordan du bruger Addo Sign til at sende dit første dokument til digital underskrift. For at sende et dokument starter vi på forsiden. Herfra kan vi tilføje underskriver(e), dokument(er), kopi modtager(e) og referencenummer.
Bemærk! Det er dine skabeloner, der sætter kravene til afsendelsen. De fleste af disse forudindstillinger kan ændres for hver ny afsendelse, som vist nedenfor. Du kan læse mere om skabeloner her.
6 trin til at sende dit dokument
Trin 1: Skabelon
Trin 2: Underskriftsindstillinger
Trin 3: Tilføj underskrivere
Trin 4: Tilføj dokumenter
Trin 5: Notifikationer
Trin 6: Modtagere af kopi
Trin 1: Skabelon
Først skal du opsætte skabeloner for at definere arbejdsgangen. Skabelonerne er placeret øverst i billederne, hvor et klik på én vil vise alle tilgængelige skabeloner for dig. Du kan vælge en skabelon på følgende måde:
- Find din ønskede skabelon ved at udvide skabelonmenuen.
- Klik på den skabelon, du vil bruge til den specifikke arbejdsgang.
Se artiklen Opret en ny skabelon for at lære, hvordan du opretter og redigerer skabeloner.
Trin 2: Underskriftsindstillinger
Underskriftsindstillinger relaterer til de andre tilgængelige muligheder under underskrivernes navne. Du kan finde funktionen og vælge de forskellige funktioner på følgende måde:
- Klik på underskriftsindstillinger.
- Tilføj de forskellige funktioner ved at klikke på dem. De bliver blå, når de er aktiveret for den respektive transaktion.
Jeg skal underskrive - Denne funktion giver dig mulighed for hurtigt at tilføje dig selv som underskriver. Ved at bruge denne funktion vil dit navn fremgå som underskriver, og underskriftsmetoden bestemmes af skabelonen.
Underskriverne skal underskrive i rækkefølge - Denne funktion giver dig mulighed for at sætte en underskriftsrækkefølge for underskriverne. Transaktionen vil ikke blive sendt videre til den næste person, før den forrige person har underskrevet.
Underskriv flere dokumenter med én underskrift (underskriftsnøgle) - Denne funktion gør det nemt for underskriveren at godkende alle dokumenter, før vedkommende underskriver. Derfor behøver de kun at underskrive én gang, selvom der er flere dokumenter, der kræver underskrift. Vi anbefaler altid at aktivere denne funktion, da det sparer både tid og ressourcer.
Referencenummer- Referencenummeret bruges til interne formål og kan derfor være alt fra et navn til et system - eller sagsnummer. Formålet er at give dig et bedre overblik i din transaktionsoversigt.
Trin 3: Tilføj underskrivere
Nedenfor forklares processen med at tilføje en underskriver.Du kan tilføje så mange underskriver, som du ønsker. I Addo Sign er der ingen begrænsning på antallet af underskrivere, men vær opmærksom på, at du vil blive opkrævet credits for hver underskrift. Du kan tilpasse underskriftsflowet for hver specifik modtager. Underskriftsflowet er oprindeligt defineret ud fra de skabeloner, der er valgt i trin 1. Se, hvordan du tilføjer underskrivere nedenfor: 
- Tryk på plustegnet eller et andet vilkårligt sted inden for boksen.
- Indsæt underskriverens navn.
- Indsæt underskriverens titel (denne funktion er valgfri).
- Indsæt underskriverens e-mail.
- Vælg Notifikation. Vi kan sende det til alt fra e-mail til e-boks (kun hvis denne integration er sat op).
- Vælg Identificering.
- Vælg Signering.
- Vælg, om underskriveren skal modtage en kvittering, når transaktionerne er fuldført. Derudover skal det besluttes, om de skal modtage en kopi af det underskrevne dokument.
- Når oplysningerne er udfyldt, tryk på Tilføj underskriver.
- Efter tilføjelsen vil underskriveren fremgå i det blå felt. For at tilføje yderligere underskrivere, klik på Tilføj underskriver.
Trin 4: Tilføj dokumenter
I dette trin tilføjer du de dokumenter, der skal være en del af afsendelsen. Dokumenter, der skal underskrives, skal uploades eller trækkes ind i browseren. Du kan sende dokumenter med en samlet maksimal størrelse på 100 MB.
- Upload eller "træk og slip" dokumentet i feltet.
- Angiv, om dokumentet skal underskrives, eller om det skal inkluderes som en vedhæftning. Hvis det er markeret med blå som vist i eksemplet, er det markeret som et dokument, der skal underskrives.
Trin 5: Notifikationer
Beskeder til underskriveren er meddelelser, som du sender til underskriveren i forbindelse med en ny underskrift, formular osv. Disse beskeder kan opsættes i skabelonerne og vil give underskriveren det første indtryk af virksomheden. Billedet nedenfor viser, hvor du kan finde disse notifikationer og foretage ændringer i dem.
1. Ændring af sprog - Du kan få dine notifikationer oversat til andre sprog ved at klikke på sproget. Det vil vise følgende vindue, hvor du kan ændre sproget:
2. Ved at klikke på Invitation message kan du finde den første besked, der sendes til underskriveren i den første notifikation:
3. I Deadline and reminder message kan du ændre beskederne til påmindelsesnotifikationerne. Derudover kan du ændre udløbsdatoen, påmindelsesdatoen og mere:
4. I Receipt message kan du ændre den endelige besked, som underskriveren modtager, når dokumenterne er underskrevet:
Trin 6: Modtagere af kopi
Til sidst kan du opsætte modtagere af kopi. Modtagere af kopi betragtes som tredjeparter uden for transaktionen, der ikke behøver at tage nogen aktive handlinger, men som modtager en kopi af det underskrevne dokument, når underskrivelsen er fuldført. Du kan finde modtagere af kopi nederst i underskriftsflowet. Du kan tilføje en modtager af kopi på følgende måde:
- Klik på sektionen Modtager af kopi (valgfrit) og derefter på Tilføj modtagere af kopi for at tilføje modtagere af kopi.
- Indtast Navn og E-mail på den respektive tredjepart, der skal modtage de underskrevne dokumenter.
- Klik derefter på Tilføj for at tilføje dem som modtager af kopi.
Modtageren vil nu fremgå med deres navn og e-mail i den blå boks, som illustreret ovenfor.