Denna artikel kommer guida dig till att kunna skicka iväg din första digitala signatur med Addo Sign. För att följa denna guide ska du ha tillgång till ett Addo Sign konto och ha ett PDF-dokument på datorn, som du kan testa med.
Fördelarna med digitala underskrifter är många. Du sparar en massa tid på att samla in underskriften, speciellt om flera parter och dokument ska skrivas under. Utöver detta kan du effektivisera och automatisera arbetsprocesser på ett lätt och säkert sätt.
Vi kommer här under ta dig igenom, steg för steg, hur du använder Addo Sign för att skicka ditt första dokument till digital underskrift. För att skicka dokument startar vi på förstasidan. Härifrån kan vi lägga till undertecknare, dokument, kopimottagare och referensnummer.
Notera! Det är era mallar som sätter kraven för utskicket. De flesta av dessa förvalda inställningar kan ändras vid varje nytt utskick som visat nedan. Du kan läsa mer om mallar här.
6 steg för att skicka ditt dokument:
Steg 1: Mall
Steg 2: Signeringsinställningar
Steg 3: Lägg till undertecknare
Steg 4: Lägg till dokument
Steg 5: Meddelanden
Steg 6: Mottagare av kopia
Steg 1: Mall
Först och främst behöver du ställa in mallar som ska användas för att definiera flödet. Mallarna finns högst upp på sidan, och genom att klicka på dem får du en översikt över alla tillgängliga mallar för dig. Du kan välja mellan mallarna på följande sätt:
- Hitta den önskade mallen genom att expandera mallmenyn.
- Klicka på den mall du vill använda för det aktuella flödet.
Se artikeln Skapa en ny mall för att se hur man skapar och redigerar mallar.
Steg 2: Signeringsinställningar
Signeringsinställningar relaterar till de övriga valmöjligheterna som är tillgängliga under underskrivarnas namn. Du kan hitta funktionen och välja olika alternativ på följande sätt.
- Klicka på "Signeringsinställningar".
- Lägg till olika funktioner genom att klicka på dem. De blir markerade i blått när de är aktiva för den aktuella transaktionen.
Jag måste signera dokumentet - Denna funktion gör det möjligt att lägga till användaren snabbt. Genom att använda denna funktion kommer ditt namn att visas som undertecknare, där underteckningsmetoden bestäms av mallen.
Dokumentet måste undertecknas i en viss ordning - Denna funktion ger möjlighet att ange ordningen för undertecknarna. Transaktionen skickas inte vidare i ordningen förrän personen före har undertecknat.
Signera flera dokument samtidigt med samma signatur - Denna funktion gör det enkelt för undertecknaren att godkänna alla dokument innan de undertecknar. Du behöver bara underteckna en gång även om det finns flera dokument att underteckna. Vi rekommenderar att denna funktion alltid är aktiverad eftersom den sparar både tid och krediter.
Referensnummer - Referensnumret används för era interna ändamål och kan därför vara allt från ett namn till ett system- eller ärendenummer. Syftet är att ge er en bättre överblick i transaktionsöversikten.
Steg 3: Lägg till undertecknare
Nedan beskrivs processen för att lägga till en undertecknare. Du kan lägga till hur många undertecknare du vill. I Addo Sign finns det ingen begränsning för antalet undertecknare, men kom ihåg att du betalar för varje underskrift som utförs. Du kan anpassa underteckningsflödet för varje specifik mottagare. Signeringsflödet är i grund och botten definierat av de mallar som valts i steg 1. Se nedan för hur du lägger till undertecknare:
- Klicka på plusset (+) eller på valfri plats i rutan.
- Fyll i namnet på undertecknaren.
- Fyll i titeln på undertecknaren (denna funktion är valfri).
- Fyll i e-postadressen till undertecknaren.
- Välj notifikation. Vi kan skicka till allt från e-post till e-boks (endast om denna integration är konfigurerad).
- Välj identifiering
- Välj signering
- Välj om undertecknaren ska få en kvittens efter att transaktionen är avslutad. Dessutom måste du ange om de ska få en kopia av det undertecknade dokumentet
- När informationen är ifylld, klicka på Lägg till undertecknare.
- Efter tillägg kommer undertecknaren att visas i den blå rutan. För att lägga till ytterligare undertecknare, klicka på Lägg till undertecknare.
Steg 4: Lägg till dokument
I det här steget läggs de dokument som ska ingå i utskicket till. Dokument som ska undertecknas måste laddas upp eller dras in i webbläsaren. Du kan skicka dokument upp till en total gräns på 100 MB.
- Ladda upp eller dra och släpp dokumentet i fältet.
-
Definiera om dokumentet ska underskrivas eller om det ska bifogas som bilaga. Om det är markerat med blå färg, som visas i exemplet, betyder det att det är markerat som ett dokument som ska underskrivas.
Steg 5: Meddelanden
Meddelanden till undertecknare är meddelanden som du skickar till undertecknaren i samband med en ny underskrift, formulär m.m. Dessa meddelanden kan ställas in i mallar och kommer ge undertecknaren det första intrycket av verksamheten. Se bilden nedan för att hitta dessa notifieringar och ändra dem:
- Ändring av språk - Du kan översätta dina meddelanden till andra språk genom att klicka på språket. Då visas följande fönster där du kan ändra språket:
- Genom att klicka på Inbjudan kan du hitta det inledande meddelandet vid den första notifieringen till underskrivaren.
- I Tidsfrist och påminnelsemeddelande kan du ändra meddelandena för påminnelser. Dessutom kan utgångsdatum, påminnelse datum etc. ändras:
- I Kvittensmeddelande kan du ändra det sista meddelandet som underskrivaren kommer att få när dokumenten är signerade.
Du kan läsa mer om de olika meddelandena i denna artikel.
Steg 6: Mottagare av kopia
Slutligen kan du ställa in mottagare av kopior. Kopi-mottagare betraktas som tredje part utanför transaktionen och behöver inte göra något aktivt i den, utan kommer bara få en kopia av det signerade dokumentet när signeringen är avslutad. Du hittar mottagare av kopia längst ner i signeringsflödet. Du lägger till en kopimottagare på följande sätt:
- Tryck på avsnittet Mottagare av kopia (frivilligt) och sedan på Lägg till mottagare av kopia.
- Ange Namn och E-post för den berörda tredje parten som ska ta emot de underskrivna dokumenten.
- Klicka sedan på Lägg till
Mottagaren kommer nu att visas med namn och e-postadress i den blå rutan, som illustreras ovanstående.