Avanceret signeringsflow

Et avanceret signeringsflow er den proces, en forsendelse gennemgår fra start til slut. Processen styrer, hvilke dokumenter der sendes til hvem og i hvilken rækkefølge.

Herudover er det muligt at specificere, om modtagerne skal underskrive dokumenterne eller blot modtage dem som bilag.

Det kan være praktisk i situationer, hvor ikke alle skal se de samme dokumenter, og det varierer hvem der skal skrive under på hvilke dokumenter.

Avanceret signeringsflow
Hvad er et avanceret signeringsflow?
Hvordan anvendes et avanceret signeringsflow?
Hvordan opsættes et avanceret signeringsflow?
Hvordan afsender jeg et avanceret signeringsflow til mine modtagere?
Hvordan følger jeg forsendelsen i transaktionsoverblikket?

 

Hvad er et avanceret signeringsflow?

I en skabelon er der valgmuligheder mellem en simpel og en avanceret signaturproces. Med et avanceret signeringsflow kan du effektivt strømline signaturprocessen og sikre, at de relevante dokumenter når de rette modtagere i overensstemmelse med deres specifikke roller og ansvarsområder.

 

Hvordan anvendes et avanceret signeringsflow?

For at aktivere et avanceret signeringsflow, skal det aktiveres under skabelonindstillingerne på din konto. Dette skal gøres forud for udsendelse og kan kun gøres af en administrator. Aktiveringen af et avanceret signeringsflow foregår derfor pr. skabelon, og er en indstilling som man kan vælge til eller fra:

1. Tryk på Indstillinger
2. Vælg Skabeloner
3. Tryk på den skabelon, som du vil aktivere avanceret signeringsflow for, eller opret en ny skabelon.

 

Når du har valgt eller oprettet en ny skabelon, skal du scrolle helt ned i bunden, hvor du har muligheden mellem at vælge mellem "Simpel" og "Avanceret" signeringsflow. 

Bemærk: Skabeloner følgerne reglerne for simpelt signeringsflow som standard.

1. Scroll ned til bunden ved hjælp af bjælken til højre eller ved at scrolle på din mus.
2. Vælg "Avanceret" signeringsflow

 

Hvordan opsættes et avanceret signeringsflow?

Det er imidlertid ikke tilstrækkeligt blot at ændre signeringsflowtypen, da et avanceret signeringsflow kræver en tilpasning til det ønskede forløb. Her er en trin-for-trin vejledning om, hvordan et avanceret signeringsflow tilpasses: Først opretter du roller for underskriverne. Addo Sign anvender roller til at skelne mellem forskellige underskrivere. Når du tilføjer en underskriver til denne skabelon, skal du vælge den specifikke underskriverrolle, som vedkommende skal tildeles.

1. Tryk på Tilføj underskrivers rolle. 
2. Vælg et passende navn for rollen, som definerer deres opgave eller funktion.
3. Tag stilling til, hvilken Underskriftsmetode som personer af denne rolle skal skrive under med.
4. Vælg om personer med denne rolle skal identificere sig selv, samt på hvilken måde.

Dernæst oprettes Dokumentgrupper. En dokumentgruppe kan indeholde en eller flere dokumenter og er designet til at Addo Sign kan kende forskel på hvilke dokumenter der skal sendes til de forskellige underskrivere.

1. Tryk på Tilføj dokumentgruppe.
2. Vælg et Passende Dokumentgruppenavn. Navnet skal afspejle hvilken slags dokumenter, der skal tilføjes til forsendelsen.

Vi er nu klar til at bestemme hvilke roller der skal skrive under på de forskellige dokumentgrupper og i hvilken rækkefølge det skal gøres. Nedenfor er et eksempel på hvordan det kan sættes op. Rækkefølgen skal læses fra 1. signering og mod 4. signering. 

1. I ovenstående eksempel, vil alle personerne i 1. signering modtage forskellige dokumenter på samme tid. Lejer og Ejendomsadministrator vil modtage dokumenterne fra "Kontrakt" og Bestyrelsen vil modtage dokumenterne fra "Betingelser" samt "Dokumenter".
2. Dernæst vil det gå videre til 2. signering, hvor Bestyrelsen får dokumenterne fra "Kontrakt" dokumentkategorien, Lejer vil få dokumenterne fra "Betingelser" og Ejendomsadministrator vil få dokumenterne fra "Dokumenter"
3. 3. signering, og den sidste i dette forløb er, at Lejer får dokumenterne fra "Dokumenter" dokumentkategorien til signering.

 

Din skabelon er færdig og du kan nu gemme den og begynde at arbejde med den.

 

 

Hvordan afsender jeg et avanceret signeringsflow til mine modtagere?

Når en skabelon med et avanceret signeringsflow vælges til en transaktion, ser det lidt anderledes ud end med et simpelt signeringsflow, fordi du skal have mulighed for at knytte dokumenter til en dokumentgruppe og give modtagerne nogle roller. Følgende er billeder der følger tidligere eksempel.

1. Der skal tilføjes underskrivere i de forskellige roller.
2. Dokumenter tilføjes de forskellige dokumentgrupper.
3. Her kan du se forløbet, for hvem der skal underskrive hvilke dokumenter samt hvornår.

Når flowet er sat op som ønsket, kan der ny trykkes “Send”. Bemærk: Det er kun underskrivere i “1. signering” der nu vil modtage en email/SMS invitation til at underskrive. Når der er underskrevet af alle parter heri fortsætter signeringsflowet til “2. signering”.

 

 

Hvordan følger jeg fosendelsen i transaktionsoverblikket?

Når der er blevet afsendt en transaktion med et avanceret signeringsflow, fremgår der en masse linjer for transaktionen og en oversigt over samtlige flows.
Du kan trykke på "Vis signeringsflow" for at få en oversigt over, hvor langt forløbet er:

1. Tryk på Overblik
2. Tryk på Transaktionen, hvor du gerne vil undersøge signeringsflowet
3. Tryk på Vis signeringsflow - Hvorefter der kommer en pop-up frem.
4. I pop-uppen kan du se, hvem der skal skrive under, med Status startet, hvem der har skrevet under eller afventer at få dokumenterne, som har status afventer.