Ett signeringsflöde är den process som en transaktion går igenom från början till slut, med möjligheten att välja mellan ett enkelt och ett avancerat signeringsflöde.
Det kommer att avgöra var alla dokument skickas till, samt vilka som är mottagarna. Det är möjligt att bestämma om mottagarna ska skriva under eller bara se de enskilda handlingarna som bilagor.
Med ett avancerat signeringsflöde kan du anpassa vilka personer som får specifika dokument. Det kan vara praktiskt i situationer där inte alla behöver se samma dokument och det varierar mellan vem som behöver skriva under.
Avancerat signaturflöde
Vad är ett avancerat signaturflöde?
Hur används ett avancerat signaturflöde?
Hur konfigureras ett avancerat signaturflöde?
Hur skickar jag ett avancerat signaturflöde till mina mottagare?
Hur följer jag sändningen i transaktionsöversikten?
Vad är ett avancerat signaturflöde?
I en mall finns det alternativ mellan en enkel och en avancerad signaturprocess. Med en avancerad signaturflöde kan du effektivt optimera signaturprocessen och säkerställa att de relevanta dokumenten når de rätta mottagarna i enlighet med deras specifika roller och ansvarsområden.
Hur används ett avancerat signaturflöde?
För att aktivera ett avancerat signeringsflöde kräver detta att det aktiveras under mallinställningarna på ditt konto. Detta måste göras före sändning och kan endast göras av en administratör.
Aktiveringen av ett avancerat signeringsflöde sker därför pr mall, och är en inställning som kan väljas på eller av:
- Tryck på inställningar
- Välj mallar
- Tryck på mallen som du vill aktivera avancerat signeringsflöde för eller skapa en ny mall.
När du har valt eller skapat en ny mall, scrolla ner till botten, där du har möjlighet att välja mellan "enkelt" och "avancerat" signeringsflöde.
Obs: Som standard följer mallar reglerna för simpelt signeringsflöde.
- Scrolla ner till botten med hjälp av stapeln till höger eller genom att scrolla med musen.
- Välj "avancerat" signeringsflöde
Hur konfigureras ett avancerat signaturflöde?
Det räcker dock inte att ändra signeringsflödestypen, eftersom avancerad kräver att den är inställd för den process du vill att den ska följa. Nedan finns en steg-för-steg-guide om hur du anpassar det avancerade signeringsflödet.
Först skapar du undertecknarroller. Addo Sign använder rollerna för att kunna se skillnad på de olika undertecknarna. När en undertecknare läggs till i denna mall måste du välja vilken undertecknarroll undertecknaren ska tilldelas.
- Tryck på Lägg till undertecknarroll.
- Välj ett lämpligt namn för rollen som definierar deras uppgift eller funktion.
- Bestäm vilken signaturmetod personer i den här rollen ska signera med.
- Välj om och hur personer med den här rollen ska autentisera sig.
Därefter skapas dokumentgrupper. En dokumentgrupp kan innehålla ett eller flera dokument och är utformad så att Addo Sign kan skilja på vilka dokument som ska skickas till de olika undertecknarna.
- Tryck på Lägg till dokumentgrupp.
- Välj ett lämpligt dokumentgruppnamn. Namnet ska återspegla den typ av dokument som ska läggas till försändelsen.
Vi är nu redo att bestämma vilka roller som ska signera de olika dokumentgrupperna och i vilken ordning det ska göras. Nedan är ett exempel på hur det kan ställas in. Ordningen ska läsas från 1:a signeringen till den 4:e signeringen.
- I exemplet ovan kommer alla personer i den första signeringen att få olika dokument samtidigt. Hyresgästen och fastighetsförvaltaren får handlingarna i "kontrakt", styrelsen får handlingarna i "villkor" och "handlingar".
- Därefter går det vidare till 2:a undertecknandet, där styrelsen får handlingarna i dokumentkategorin "kontrakt", Hyresgästen får handlingarna från "villkor" och fastighetsförvaltaren får handlingarna från "dokument"
- 3. signering, och det sista i denna process är att hyresgästen får dokumenten från dokumentkategorin "dokument" för signering.
Din mall är komplett och du kan nu spara den och börja arbeta med den.
Hur skickar jag ett avancerat signaturflöde till mina mottagare?
När en avancerad mall väljs för en transaktion ser det lite annorlunda ut än om det hade varit ett enkelt flöde, eftersom man måste kunna koppla dokument till en dokumentgrupp och ge mottagarna några roller. Följande är bilder som följer föregående exempel.
- Lägg till undertecknare i de olika rollerna.
- Dokument läggs till i de olika dokumentgrupperna.
- Här kan du se processen för vem som ska skriva under vilka handlingar och när.
När flödet är inställt som önskat kan "Skicka" tryckas in igen. Obs: Endast undertecknare i "1. signering" som nu kommer att få en e-post/SMS-inbjudan att signera. Efter att ha undertecknats av alla parter härtill fortsätter signeringsflödet till "2. signering".
Hur följer jag sändningen i transaktionsöversikten?
När en transaktion har skickats med Avancerat signeringsflöde dyker det upp många rader för transaktionen och en översikt över alla flöden.
Du kan trycka på "Visa signeringsflöde" för att få en enkel överblick över hur långt processen är:
- Tryck på Översikt
- Tryck på transaktionen där du vill granska signeringsflödet
- Tryck på Visa signeringsflöde – efter det visas ett popup-fönster.
- I popup-fönstret kan du se vem som ska signera, med Status Started, vem som har skrivit på eller väntar på att få dokumenten som har statusen Väntar.
