Hvorfor sker det?
Addo Sign håndterer automatisk store filer for at sikre stabil og pålidelig e-maillevering.
Hvis vedhæftninger overstiger 15 MB, konverterer systemet dem til et downloadlink i stedet for at vedhæfte dem direkte i e-mailen. Mindre filer sendes som vedhæftninger som normalt.
Derudover kan filstørrelsen øges, når dokumenter signeres digitalt, da der tilføjes signaturrelaterede data.
Hvorfor øges filstørrelsen efter digital signering?
Digitale signaturer sikrer dokumentets ægthed og integritet. For at opnå dette tilføjes der ekstra data til PDF-filen under signeringsprocessen, herunder:
Certifikater og tokens: Disse bruges til at verificere underskriverens identitet og signaturens gyldighed
Signaturobjekter: Kryptografiske data, der sikrer, at dokumentet ikke er blevet ændret efter signering
Eventuelle bevis- eller oversigtssider: Nogle løsninger tilføjer en side med oplysninger om signaturen. Disse data indlejres i PDF-filen for at opfylde tekniske og juridiske krav til digitale signaturer. Derfor vil filstørrelsen typisk stige, og denne ændring kan ikke fjernes uden at ugyldiggøre signaturen.
Hvis den samlede filstørrelse overstiger 15 MB, vil modtageren i stedet modtage et downloadlink.
Afsendelsen bliver ikke blokeret, systemet tilpasser automatisk leveringsmetoden.
Afsenderen bør informere modtageren om, at dokumentet sendes som et link i stedet for som en vedhæftet fil.
⚠️ Det er ikke muligt at fastslå den samlede filstørrelse på dine dokumenter på forhånd.
Når der tilføjes signaturer, øges dokumenternes størrelse, og den endelige størrelse afhænger også af antallet af underskrivere.
Denne stigning sker, fordi digitale signaturer indlejrer ekstra data i PDF-filen, såsom certifikater, tokens og kryptografiske signaturobjekter, som sikrer dokumentets ægthed og integritet.
💡 Tips til afsendelse af store dokumenter:
Tjek filstørrelsen, før du sender.
Opdel store dokumenter i mindre PDF-filer under 15 MB, hvis de skal sendes som vedhæftninger.
Informér modtagerne om, at filer kan blive sendt som et downloadlink.
Vær opmærksom på, at denne funktion er automatisk og ikke kan ændres.
Optimer det oprindelige dokument ved at komprimere billeder og bruge de korrekte PDF-eksportindstillinger.
Brug komprimeringsværktøjer til at reducere PDF-filens størrelse, før du sender den til signering.
Hvorfor er det vigtigt?
Det sætter de rette forventninger hos både afsendere og modtagere.
Det reducerer forvirring omkring manglende vedhæftninger.
Det hjælper med at undgå unødvendige supporthenvendelser relateret til e-maillevering.
✅ Opsummering
Når brugere uploader dokumenter med en samlet filstørrelse på over 15 MB og vælger distribution via e-mail, vil systemet automatisk sende et downloadlink i stedet for at vedhæfte filerne.
Brugere bør være opmærksomme på denne funktion, før de sender, for at undgå forvirring.